ZdS au Capitole du libre

Chers agrumes, bonjour ! J'aurais une proposition à vous faire : participer au Capitole du Libre cette année.

De quoi s'agit t-il ?

Chaque année à Toulouse, l'association Toulibre organise le Capitole du Libre. Sur un week-end est proposé des animations, des ateliers, des conférences, des stands, sur le thème des logiciels libres. Pour y venir tous les ans depuis 4 ans, je peux vous dire que c'est vraiment chouette. Cette année c'est le samedi 19 et dimanche 20 novembre (cf. le site pour plus d'infos).

Bref, je pense que ce serait une excellente occasion de présenter Zeste de Savoir.

Quel intérêt ?

Communication

Vous vous en doutez, le principal intérêt est bien sur de présenter le projet :

• aux personnes s'intéressant de près ou de loin aux logiciels libres ;
• aux personnes un peu plus orientées dev, qui feront partie du public, car il y a aussi des conférences assez techniques. Donc ça rentre encore plus dans notre cible.
• aux équipes d'autres projets : peut être que ça nous sera bénéfique par la suite. ils pourront parler de ZdS de leur coté, seraient peut-être contents de partager des tutos chez nous, bref ça ne coûte rien de faire quelques contacts.

Les gens se déplacent d'un peu toute la France pour venir, certains même de l'étranger, donc l'intérêt est quand même important. Il y a moyen de faire un bon coup de comm si on se débrouille bien.

Référencement naturel

J'ai bien lu cette note sur la comm de SdZ et c'est une très bonne chose que de ne pas chercher la course aux clics. Là on aurait du référencement naturel (moulé à la louche et tout) :

• tout d'abord parce qu'on aura le lien du site sur le programme de l'événement et que pleins de gens vont venir faire un tour ici pour voir de quoi il s'agit ;
• ensuite parce que tout reste en ligne après l'événement, ie http://2014.capitoledulibre.org/. Donc il y aura des retombées même après l'événement.

Une rencontre IRL dans le sud

Ça me ferait mais vraiment super plaisir de voir quelques uns d'entre vous IRL. Oui, parce que vous êtes bien gentils avec vos JZdS là, mais quand on habite le Sud c'est pas super simple d'y aller.

Bref, enfin une rencontre à Toulouse (putain con) et à supposer que vous aurez tous réalisé que cet événement est super, on verra aussi des nordistes.

On ferait quoi ?

Un stand : On serait au village associatif : en gros on a une table et 2 chaises et on papote avec les gens qui passent pendant 2 jours. Nous serions aux cotés de Mozilla, Wikimédia France, Debian France, Libre Office, OpenStreetMap, … que du beau monde.

Une conférence : L'un d'entre nous présente le projet à qui veut bien écouter (~100 personnes, par expérience) pendant 15min et réponds aux questions.

Concrètement il faut quoi ?

Bon, cela nécessite tout de même un peu de travail. Je pense à ça (bien sur vos avis et propositions sont bienvenus) :

Avant

• Communication interne : rédiger un article un peu avant l'événement pour que les membres occasionnels ne manquent pas l'info ;
• Communication externe : préparer des flyers. L'idée n'est surtout pas de faire de la grosse propagande et d'en distribuer à tout va. Mais c'est juste le moyen de communication idéal pour ce genre d'événement : tout d'abord parce que les gens verrons pleins de trucs pendant le week-end et c'est bien de leur laisser un petit souvenir pour qu'ils se rappellent de nous, ensuite parce qu'ils peuvent être super pressés, ex. ils passent au stand, ils trouvent ça intéressant mais une conférence commence, là on leur laisse le papier et ils le lisent plus tard dans la journée.
• Venue :
  • Que tout ceux qui souhaitent venir s'organisent pour d'éventuels covoiturages (en partance du nord ou autre part) ;
  • Il faut que je sache qui vient pour pouvoir organiser de mon coté l'hébergement. Je peux héberger 3 personnes chez moi, mais je peux demander à des amis s'il faut plus de places.

Pendant

• Il faut quelques volontaires pour tenir le stand dans la journée. Si on est au moins 2 ou 3 c'est bien, car pour l'avoir fait d'autres années (pour présenter l'association Artilect dont je fais partie), c'est un peu chiant de se retrouver tout seul et c'est bien de pouvoir tourner pour pouvoir suivre des conférences qui nous intéresse.

Après

Éventuellement faire un article de debriefing sur l'événement, et voir les retombées qu'on a eu. Si ce type de communication convient bien, on peut essayer de participer à d'autres événements.

Je vois plusieurs organisateurs ce jeudi soir, du coup si possible j'aimerais bien avoir quelques retours d'ici là, histoire de leur présenter le projet (et leur poser quelques questions si besoin).

J'attends votre avis.

(EDIT) Sujets concernés

• Une présentation de ZdS au FabLab Artilect ;
• Les flyers ;
• Le transport ;
• Les stickers ;
• Dis, tu viens au Capitole du Libre ? où on commence un peu à préparer cet événement, notamment les questions d’hébergement et un repas le samedi soir.

On a déjà envisagé ce genre de participation et globalement tout le monde est pour mais ça va être compliqué. Pour qu'on puisse il nous faut deux choses :

• des membres prêt à tenir le stand et faire la présentation,
• débloqué un budget.

Le premier point peut se trouver dans la communauté, le deuxième est problématique actuellement. Il faut un budget pour :

• l'inscription du stand (tu sais combien ça coûte ?)
• l'habillage du stand (à minima des fleurs, dans l'idéal une affiche ou un totem).

Le truc est qu'on a actuellement pas de visibilité sur le compte en banque donc difficile de s'engager en avance.

Ça va donc dépendre de quand son limite d'inscriptions.

des membres prêt à tenir le stand et faire la présentation,

Je, à minima. Bon après ce sera un peu plus sympa si on est pleins

l'inscription du stand (tu sais combien ça coûte ?)

C'est gratuit. L'événement est financé par des partenaires privés qui mettent leur logo par ci par là, et préparé par une grosse équipe de bénévoles.

l'habillage du stand (à minima des fleurs, dans l'idéal une affiche ou un totem).

Allez, je peux ramener les fleurs Plus sérieusement, la seule dépense que je vois (à part le transport mais pour ça vous vous démerdez) c'est les flyers, comme expliqué plus haut. Honnêtement c'est pas une somme de fou (~30€), je peux le prendre en charge si ça facilite les choses.

EDIT : Ah oui et un laptop en habillage aussi, pour présenter le site. Mais je peux ramener le mien.

ça demande certainement du travail tout ça, mais l'idée en elle même me plait.

En tout cas ça serait l'occasion de se faire un Interville Toulouse.

C'est pour novembre, si on organise ça bien (en répartissant les travaux), ça peut se faire.

C'est franchement une super bonne idée ! +42

L'idée est bonne, et il me semble qu'une action IRL avait été évoqué dans le compte rendu de la réunion de l'association. Si en plus c'est gratuit (à quelques dizaines d'euros près) et qu'il y a des motivés, le seul point négatif sera le risque d'être envahi par des membres qui appellent un pain au chocolat une chocolatine.

Mon correcteur à changé flyer par fleurs.

Bref perso comme je l'ai dit, on a déjà dit qu'on était pour.

Si le stand est gratuit, c'est peut être une bonne occasion de tenté le coup à pas trop cher. Si on s'y prend tôt je dois pouvoir débarquer à Toulouse aussi.

On va mettre ça au sujet de la prochaine réunion du CA.

Peux tu leur demander quels sont les deadline pour l'inscription ? En fonction de ça on pourra savoir si on peut attendre la reprise en main du compte bancaire ou non (qui devrait arriver début juillet pour ceux qui ne le savent pas encore).

le seul point négatif sera le risque d'être envahi par des membres qui appellent un pain au chocolat une chocolatine.

Ah non, par contre je vais être catégorique, si vous descendez vous vous convertissez tous à la chocolatine.

Mon correcteur à changé flyer par fleurs.

Ah, je me disais que c'était assez original des fleurs.

Peux tu leur demander quels sont les deadline pour l'inscription ? En fonction de ça on pourra savoir si on peut attendre la reprise en main du compte bancaire ou non (qui devrait arriver début juillet pour ceux qui ne le savent pas encore).

Les connaissant, aucun soucis pour début juillet. Mais je demanderais au cas où.

Chic chic, j'ai hâte de vous voir

Faudrait aussi faire une liste de ceux qui pourraient héberger, je pourrai potentiellement venir mais covoiturage (aller-retour) + hébergement, ça commence à faire un peu cher (faudrait que je compte un budget de 80 euros, ça reste raisonnable). MAis si y'a moment de gratter un hébergement gratos .

On a besoin de la deadline pour s'organiser. Début juillet on devrait récupérer le compte mais c'est pas fini. Il faut ensuite faire le bilan de ce qu'on a, ce qu'il faut prévoir comme dépense, fixer la cotisation et la demander aux membres de l'asso. Bref si l'inscription est à une date trop courte c'est pas la même organisation que si on a le temps de s'organiser.

Parce qu'il y a surtout les frais de serveurs à provisionner qui sont plus importants à court terme.

Au passage le coté conférence c'est obligatoire ou facultatif ? Car bon il faut trouver un orateur ET des choses à raconter d’intéressante…

Pour les choses intéressantes, je pense que en 15min, raconter l'histoire du projet, ses buts, effleurer la partie technique et le futur proche et moins proche ça peut être très intéressant et même un peu short niveau temps. Reste le problème de l'orateur : "Ce qui persuade, c'est le caractère de celui qui parle, non son langage".

On a besoin de la deadline pour s'organiser. Début juillet on devrait récupérer le compte mais c'est pas fini.

La grosse deadline pour les organisateurs, c'est l'impression du programme papier, qui se fait environ une semaine avant l'événement. Avant ça on peut modifier notre programme, se désister, etc. (mais bon si change tout 2 semaines avant, ils nous en voudrons un peu).

Il faut ensuite faire le bilan de ce qu'on a, ce qu'il faut prévoir comme dépense, fixer la cotisation et la demander aux membres de l'asso.

Il faut dissocier 2 choses : notre proposition de participation, qui nécessite :

• que l'on soit tous d'accord si on vient ou pas (bon visiblement c'est ok) ;
• de rédiger une courte présentation qui sera publiée sur le site du CdL et le programme papier (ce qui ne prend pas 6 mois non plus).

…et notre organisation interne qui nous permettra de préparer l'événement, qui peut se faire jusqu'à la veille pour les derniers détails. Bon bien sur, si on fait tout ça très tôt, on sera plus tranquille.

Franchement, ce n'est pas la peine de se prendre la tête, je connais la plupart des organisateurs, ils sont super sympa, là on a 5 mois pour s'organiser, c'est vraiment tranquille, même en considérant la situation actuelle de l'asso.

Au passage le coté conférence c'est obligatoire ou facultatif ? Car bon il faut trouver un orateur ET des choses à raconter d’intéressante…

C'est facultatif bien sur, c'est moi qui proposais ça. Mais important pour communiquer sur le projet. Et c'est un moindre mal : les personnes qui auront assisté à la conférence ne viendrons pas nous voir au stand pour connaître le projet et poser des questions, ce qui nous évitera de répéter 50 fois la même chose (au moins pour ces gens là).

Aucun soucis selon moi pour remplir les 15 minutes de temps de parole, comme dit tleb on a pleins de trucs super intéressants à dire sur le projet. Pour l'orateur, je veux bien m'y coller, j'en suis pas à ma 1ère conférence et j'ai assez d'aisance à l'oral.

@tleb : Super Du coup as-tu la possibilité d'héberger des gens chez toi (enfin ou chez tes parents) pendant le week-end ?

@staff : Bon visiblement on est à peu près tous d'accord pour y aller. Serait-il possible de créer un nouveau repo GitHub documents de communication, afin qu'on puisse préparer cet événement et ceux à venir ? On y mettait par exemple les visuels à imprimer, les textes de présentation, etc.

La grosse deadline pour les organisateurs, c'est l'impression du programme papier, qui se fait environ une semaine avant l'événement. Avant ça on peut modifier notre programme, se désister, etc. (mais bon si change tout 2 semaines avant, ils nous en voudrons un peu  ).

C'est ce que je voulais savoir. Si on sait qu'on peut régler ça pour septembre, c'est plus simple pour nous et manifestement largement dans les temps.

@staff : Bon visiblement on est à peu près tous d'accord pour y aller. Serait-il possible de créer un nouveau repo GitHub documents de communication, afin qu'on puisse préparer cet événement et ceux à venir ? On y mettait par exemple les visuels à imprimer, les textes de présentation, etc.

Je te propose de nous laisser quelques jours/semaines. On doit faire une réunion du CA. On va le mettre à l'ordre du jour et en parler sérieusement. J'aimerai bien qu'un membre du CA prenne en charge le sujet (ie qu'ils soit responsable de le faire avancer et trouver les gens pour que tout ce passe bien). Je pense qu'une fois acté la (ou les) personne(s) te re-contacteront pour avancer. Comme tu l'as dit on est large. Mais je pense que c'est important qu'il y ai un moteur "responsable" de faire avancer le sujet.

Je ne peux pas répondre tout de suite. En théorie, oui, en pratique, je ne sais pas. Je pourrais répondre dans 2~3 mois.

En gros, si je résume toutes les infos, et qu'on essaye de noter uniquement les taches nécessaires pour participer (sans les peluches clems, conférences et cie), on a :

Si j’oublie des trucs, vous pouvez les mentionner, car ça peut-être utile pour en discuter pendant la réunion du CA.

A coté de ça, il y aura certainement la question de la responsabilité des mineurs présents. Mais ça, c'est dans un deuxième temps.

logo du site, dossier presse

Dossier de presse ?

Si j’oublie des trucs, vous pouvez les mentionner, car ça peut-être utile pour en discuter pendant la réunion du CA.

• Hébergement : je dois me faire une idée, même approximative du nombre de personnes qui descendent afin de préparer ça.

Et en "facultatif" :

• Préparer la conférence ;
• Kje avait proposé une affiche, je trouve l'idée pas mal, j'irais même jusqu'à proposer un kakemono si on a des graphistes qui veulent se lancer.

Dossier de presse ?

On a déjà des trucs, il y avait eu des communiqués de presses envoyé au lancement du site.

Hébergement : je dois me faire une idée, même approximative du nombre de personnes qui descendent afin de préparer ça.

Ça c'est plus notre tambouille interne, perso je peux me faire héberger assez facilement à Toulouse normalement.

Kje avait proposé une affiche, je trouve l'idée pas mal, j'irais même jusqu'à proposer un kakemono si on a des graphistes qui veulent se lancer.

On a quelques graphistes dans la communauté, peut être que MaxRoyo peut nous faire une clem dédié.