J'ai fait n'importe quoi avec la conservation des documents de Pôle Emploi

Salut,

Je vais contacter en début de semaine ma conseillère Pôle Emploi car aujourd’hui j’ai fait l’inventaire des documents Pôle Emploi qui doivent être conservés et de ce que j’ai actuellement en ma possession. Eh bien ce n’est pas fameux du tout. Il y a des trous dans la raquette à tous les étages, et ils sont nombreux.

Je n’ai aucun souvenir d’avoir été averti du fait que je devais conserver tout un tas de documents fournis par Pôle Emploi, ni par écrit ni à l’oral.

Tous les documents (incluant les attestations mais pas que) qu’il faut conserver d’après notamment le site du gouvernement et Ooreka¹ seraient les suivants :

• Justificatifs d’allocation chômage (terminologie Ooreka ; possiblement aussi dénommé, sur le site du Gouvernement, "Justificatif de versement d’allocations chômage") : je ne sais pas ce qui est exactement entendu par cette appellation. (Evidemment, le fait d’avoir reçu de l’argent, mais cette info est disponible dans plusieurs attestations et types de documents fournis par Pôle Emploi : lequel est attendu ici … ?). A noter que Pôle Emploi permet de télécharger des "Attestation de Paiement", ce qui pourrait correspondre.

• Attestations annuelles d’indemnisation par Pôle Emploi : même remarque, mais ça correspond sans doute à "Justificatifs d’allocation chômage".

• Attestations Pôle Emploi. Je pense qu’il s’agit donc des documents disponibles dans la section "Attestations Pôle Emploi" du site de Pôle Emploi, dans la partie "Mon Inscription", c’est-à-dire :

  • Attestation des périodes d’inscription
  • Attestation fiscale
  • Attestation “Avis de situation”
  • Attestation “Emplois francs”
  • Attestation de paiement
  • Attestation des périodes indemnisées
  • Attestation Prélèvement à la source

J’ai noté que d’autres types de documents fournis par Pôle Emploi sans faire partie de cette liste des documents à conserver existent :

• Justificatifs d’actualisation

• Confirmations d’inscription (ceci est un exemple de document qui n’est pas une attestation)

• Attestation d’employeur (document demandé par Pôle Emploi*)

• Reprises d’emploi

• Relevés de situation (cela dit, à regarder de près le contenu de ces relevés de situation, ça pourrait matcher le type d’attestation "Attestations annuelles d’indemnisation par Pôle Emploi").

Résultats

Comme je le mentionnais précédemment, c’est pas fameux du tout.

Il faut savoir que j’ai été au chômage :

• fin 2019 - début 2020 (même si j’ai été en période d’essai à partir de janvier 2020, il fallait que je reste inscrit au chômage d’après ma conseillère)

• puis de juin 2022 à actuellement (début 2023).

Et voici quelques exemples de ce qui ne va pas :

• Justificatifs d’actualisation : il manque la période [septembre 2019 ; décembre 2019], seul août 2019 a été conservé…

• Attestations de Pôle Emploi :

  • Attestations de paiement, Attestations des périodes indemnisées, Attestation "Avis de situation", etc. : je n’arrive pas à récupérer mes attestations 2019 - 2020 !
  • NB : Il faut savoir que certaines de ces attestations sont générables pour une période. Or leur système beugue quand je remonte trop loin pour la date de début de la période. Par ailleurs, les autres sont générables à l’instant où on clique sur le bouton "Télécharger", mais dans les faits leur système ne va pas remonter jusqu’en 2020 pour générer le contenu… Du coup idem, il me manque 2019 - 2020. Rares sont les attestations qui prennent tout en compte et, heureusement, c’est le cas de l’Attestation des périodes d’inscription.

• Attestations annuelles d’indemnisation par Pôle Emploi / Justificatifs d’allocation chômage : du coup comme je le disais en haut, je ne sais pas exactement à quoi ça correspond. Mais les quelques documents que j’ai sous les yeux et qui pourraient correspondre ne comportent pas 2019 - 2020

• Relevés de situation : pareil je n’ai pas 2019 - 2020…

• Confirmations d’inscription : idem. Mais heureusement, l’Attestation des périodes d’inscription tient compte de 2019 - 2020 quant à elle.

Enfin bref je ne vais pas tous vous les faire, mais vous voyez que beaucoup de documents sont perdus.

J’espère vraiment que la Conseillère va m’aider à les retrouver vu que je ne peux plus les télécharger dans mon Espace Personnel du site Pôle Emploi. Même leur messagerie interne ne contient plus les messages privés faisant mention à ces documents.

Par ailleurs dans ma messagerie personnelle GMail, je ne trouve pas la moindre mention par mail de plusieurs documents manquants, comme si Pôle Emploi ne me les avait jamais fournis (exemple : Confirmation d’Inscription de 2019). Mais bon, je ne vais pas trop m’avancer et encore moins les remettre en question vu que j’ai fait absolument n’importe quoi de mon côté…

Le mot de la fin

Tout ce topic pour vous prévenir que si vous êtes au chômage, pensez à vous renseigner par vous-mêmes sur les documents à conserver, vous risquez d’avoir de mauvaises surprises par la suite, à essayer de raccrocher les wagons en comblant les trous…

Je ne sais même pas si c’est possible d’ailleurs, à mon avis Pôle Emploi a dû supprimer toutes preuves d’indemnités concernant 2019 - 2020, c’est foutu…

Faites très attention les clémentines, conservez consciencieusement vos documents, ou ça va passer au mixeur à smoothies :-(

¹ :

• https://www.economie.gouv.fr/particuliers/delais-conservation-papiers-personnels#:~:text=Les%20bulletins%20de%20salaire%2C%20contrat,des%20droits%20%C3%A0%20la%20retraite.
• https://neoviaretraite.fr/actualites/documents-a-conserver-des-40-ans-pour-la-retraite/
• https://formalites-administratives.ooreka.fr/comprendre/documents-a-conserver
• https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134

Tout ce topic pour vous prévenir que si vous êtes au chômage, pensez à vous renseigner par vous-mêmes sur les documents à conserver,

On va faire encore plus simple : tous documents de type fiche de paye, contrat de travail, tous documents remis par l’employeur en début ou fin de contrat, tous documents envoyés par les impots (ou pour, ex. reçu fiscale en cas de dons) doivent être archivés correctement, numérisés et sauvegardés. Incluant une sauvegarde hors du domicile (en cas d’incendie), chiffré si possible (ce sont des documents sensibles !).

Et c’est pareil pour les documents immobiliers (bail, DPE, état des lieux) ou de santé. Au moins archivés et rangés de façon à pouvoir les retrouver.

Certains documents rappellent même la durée de conservation minimale (« sans limitation de durée » pour les bulletins de salaire, j’ai aussi eu des quittances de loyer sur lesquelles l’information était donnée).

Attention aussi à avoir des sauvegardes personnelles de tous les documents stockés dans des « coffres-forts numériques », ce qui est normalement le cas de tous les documents courants fournis par votre employeur maintenant en France, à moins que vous ayez explicitement demandé le contraire.

D’ailleurs ces outils sont pratiques, parce qu’ils vous permettent aussi de stocker gratuitement des documents personnels, dans la limite du raisonnable : ça vous permet d’y mettre des documents non fournis par vos employeurs. Qui n’y ont pas accès.

ce qui est normalement le cas de tous les documents courants fournis par votre employeur

@SpaceFox: Pourquoi tu affirmes cela ? J’ai changé d’emplois récemment, dans mon précédent emplois (et celui d’avant encore) c’était effectivement le cas mais dans mon emplois courant pas encore. Il y a une contrainte légale désormais ?

Mais effectivement, le « coffre-fort » de La Poste est pour l’instant la seule solution que j’ai pour garder des documents facilement.

J’ai été mal informé : le texte exact dit:

Depuis le premier janvier 2017, l’accord du salarié est supposé obtenu tant que le salarié n’a pas explicitement indiqué le contraire. Et comme c’est passé dans un grand paquet de dématérialisation, dans ma tête c’était devenu : « le bulletin de salaire doit être numérique sauf opposition du salarié », mais en fait pas forcément.

Cela dit, la version informatique est quand même vachement mieux, tu peux la copier et la sauvegarder beaucoup plus simplement.

Ok, pour l’instant on les reçoit par e-mail. J’aurais préféré l’intégration à un logiciel type coffre-fort.

Merci \o.

Incluant une sauvegarde hors du domicile (en cas d’incendie), chiffré si possible (ce sont des documents sensibles !).

As-tu un service de backup cloud à conseiller s’il te plaît ?

Et c’est pareil pour les documents immobiliers (bail, DPE, état des lieux) ou de santé. Au moins archivés et rangés de façon à pouvoir les retrouver.

J’utilise uniquement https://www.monespacesante.fr/ (+ version papier) comme moyen de sauvegarde des documents de santé, c’est prévu pour. Cela devrait suffire non ?

@Gabbro

Attention aussi à avoir des sauvegardes personnelles de tous les documents stockés dans des « coffres-forts numériques », ce qui est normalement le cas de tous les documents courants fournis par votre employeur maintenant en France, à moins que vous ayez explicitement demandé le contraire.

Je n’étais pas au courant de l’existence de ces "coffres-forts numériques". Les employeurs m’ont toujours envoyé les documents sont par mail soit en mains propres. Quoi qu’il en soit, tu recommandes ici d’avoir une sauvegarde "personnelle" donc papier et/ou clé USB et/ou autre outil de stockage en ligne, en plus de l’outil apparemment fourni par l’employeur, est-ce bien cela ?

D’ailleurs ces outils sont pratiques, parce qu’ils vous permettent aussi de stocker gratuitement des documents personnels, dans la limite du raisonnable : ça vous permet d’y mettre des documents non fournis par vos employeurs. Qui n’y ont pas accès.

Intéressant, mais à la fin du contrat de travail, j’imagine qu’il faut alors vider le coffre-fort numérique et si l’on a envie, transférer ses données sur la ou les sauvegardes personnelles dont tu as parlé, puis refaire un transfert depuis ces dernières vers le nouveau coffre-fort numérique du nouvel employeur après réembauche, non ?

Mais effectivement, le « coffre-fort » de La Poste est pour l’instant la seule solution que j’ai pour garder des documents facilement.

Tu es satisfait du coffre-fort numérique de La Poste donc ? Me le recommanderais-tu ? Je n’ai pas encore pris connaissance des tarifs.

Perso dans mes deux dernières boîtes, les bulletins sont stockés dans des Web app RH (payfit, eurécia…).

NB : il semblerait que Payfit et Eurécia, que j’ai déjà utilisés dans le cadre pro, puissent être considérés comme des coffres-forts numériques, mais je ne peux pas y mettre les documents que je veux.

Pas du tout : pour des raisons légales assez évidentes :

1. Le coffre-fort est en écriture seule pour l’employeur ;
2. Le compte créé par l’employeur est donné à vie à l’employé (donc y compris après la fin du contrat de travail, et ça fonctionne, je viens d’essayer sur celui de mon ancienne boite) ;
3. Si jamais l’entreprise qui gère le coffre-fort doit fermer, elle doit légalement prévenir tous ses clients (les gens qui ont des coffres forts chez eux) au moins trois mois avant la fin des opérations.

Pour que ça fonctionne, ça implique que le compte sur le coffre-fort soit dissocié de l’entreprise (en particulier, de ne pas utiliser le mail de l’entreprise pour créer le compte !)

As-tu un service de backup cloud à conseiller s’il te plaît ?

Autant mon backup local est bon, autant mon backup cloud est en cours de test. J’utilise un cozycloud en instance gratuite, dans lequel j’envoie une archive chiffrée. Sinon, digiposte, le fameux coffre-fort de la Poste dont parle Firefox.

J’utilise uniquement https://www.monespacesante.fr/ (+ version papier) comme moyen de sauvegarde des documents de santé, c’est prévu pour. Cela devrait suffire non ?

Je pense. Perso, ayant un dossier santé papier de 5 cm d’épaisseur, j’en suis resté au « archivés et rangés de façon à pouvoir les retrouver. » J’ai donné dans mon message les recommandations, mais l’application est toujours plus approximative, en particulier sur les archives.

Les vols, les incendies, ça arrive, mais les deux cas les plus courant, ceux qu’il faut absolument pouvoir gérer sont :

• où qu’il est déjà ce document ? (d’où classés & rangés)
• oups, mon disque dur avec la seule copie de document important vient de lacher…

Digiposte est très bien. Mais faut pas négliger Dropbox ou Google Drive, ou OneDrive non plus.

Comme il ne s’agit pas de coffre physique, il n’y a rien à vider ; c’est fait automatiquement si le prestataire supprime.
De même, pas besoin utile de transférer tout vers le nouveau service : l’espace réservé est souvent limité d’une part et tu as déjà une copie dans tes sauvegardes personnelles d’autre part.

Pour le second point, le cas existe où le compte n’existe plus (juste désactivé ou complétement supprimé ?) quelques temps après le départ ; j’ai eu le cas avec mon entreprise B… (de mémoire on ne pouvait pas configurer le truc avec son mail perso, et ce n’était pas faute d’avoir tenté…) Je pense que ça dépend aussi du contrat négocié par l’entreprise et/ou de la configuration des outils associés.