- Travailler sur de nombreux fichiers avec (Neo)Vim — sur une seule vue
- Comment choisir un hébergeur cloud adapté à ses besoins
Cela fait un an ou deux, que tant d’un point de vue professionnel que personnel, je me retrouve face à des situations agaçantes où j’oublie. Historiquement j’ai une bonne mémoire et s’il m’a toujours arrivé d’oublier des choses, je finissais par m’en souvenir avant que ça devienne gênant dans la vie.
Cependant, avec la quantité grandissante d’informations que je dois ingérer, la gestion des priorités, une augmentation des responsabilités professionnelles, c’était devenu de plus en plus inconfortable.
Le billet va résumer mon parcours en vous présentant des outils qui vous aideront à résoudre ce problème.
Au commencement étaient les notes
Il y a quelques temps je créais un billet qui expliquait comment utiliser Joplin et Shadow Drive pour pouvoir prendre des notes tout en ne sacrifiant rien de mes données personnelles et en ayant un minimum de fonctionnalités.
C’est quoi "des notes"
Personnellement, je vois trois typologies de prises de notes :
- résumer un événement auquel on a assisté (réunion, conférence…)
- faire des checklists (listes de courses, de choses à faire…)
- mettre par écrit des pensées utiles (idées, choses à dire dans une future réunion, questions qu’on se pose et auxquelles on n’a pas le temps de répondre de suite…)
A la base, pour moi une note se doit d’avoir un classement thématique hiérarchique, en cela j’aime bien les carnets de one note et de Evernote.
Ces solutions sont soit excessivement chères (Evernote) soit basées sur des CGU se nourrissant de vos données personnelles (OneNote, Keep…). C’est pour ça que j’ai cherché une alternative et que j’ai trouvé joplin.
Accéder aux notes
Une note c’est important de l’écrire, mais c’est primordial d’y accéder quand on en a besoin. Pour moi c’est là que joplin m’a perdu (et google keep aussi a eu des soucis): à plusieurs reprises lorsque j’ai voulu accéder à une note depuis mon mobile, même avec une bonne connexion mobile, la note n’était pas à jour, pire si je venais à la modifier (cocher une case de la liste, dire que je venais d’acheter le tome X ou Y d’un manga…) la note pouvait se dupliquer et donc plus tard je ne savais plus laquelle était la bonne…
Mon outil actuel
Pour l’instant, j’utilise Notion. C’est pour moi une position assez inconfortable. Pour ce qui est des notes, Notion est 1000x trop complexe et difficile à prendre en main. En plus côté données personnelles, ce n’est pas parce que ce n’est pas encore un gafam que c’est safe.
Cependant, le logiciel est fluide, stable, prédictible et il évolue avec moi et ça c’est quelque chose que je n’ai pas trouvé chez les concurrents (même si à cause de la barrière du prix, je n’ai pas pu tester assez fortement Evernote de 2023).
Tester des outils
Pour prendre des notes, pré-rédiger des articles sur ZDS, faire des checklists etc. il existe des tonnes de logiciels qui vous aideront. Globalement, même si je ne suis pas allergique au papier, les logiciels sont tous bien meilleur que le papier, ne serait-ce que pour retrouver les notes.
Pour l’instant, dans mon usage, la seule chose pour laquelle le "papier" est supérieur c’est dessiner des schémas durant une réflexion (donc pas pour faire un rendu client). Tout au plus, les NTIC1, me permettent-elles de prendre en photo le schéma que j’ai fait à la main.
- Quand j’étais au lycée, que l’iphone 1 venait de sortir, les manuels d’histoire géo appelaient ça les NTIC…↩
♫ Souviens-toi ♫
Je ne sais pas si ça vous est souvent arrivé dans la vie, mais moi y’a un truc qui m’a un peu pourri à chaque fois que je dois penser à faire quelque chose qui n’est pas vital mais ça serait vraiment bien que j’oublie pas1.
Quand j’y ai pensé j’avais pas le temps, quand j’ai eu le temps j’ai au plus pensé.
Que ça soit dans votre vie pro ou dans votre vie perso, vous allez penser à des trucs, et vous ne pourrez pas agir tout de suite. Par exemple, on ne peut pas prendre tout de suite acheter le cadeau de noël d’un proche si on est en plein sprint plan2 et quand tu fais un trek le week end tu vas pas envoyer un mail à ton manager pour lui demander un renseignement sur un outil qui va être acheter par la boîte.
Pourtant il va bien falloir y passer. Et c’est là que la mémoire est votre pire ennemie. Elle a tendance à mal retenir le contenu, à mal organiser les priorités et surtout à surgir dans les mauvais moment.
Le chapitre qui va suivre est une sorte de condensé personnalisé d’une formation que mon entreprise m’a payée3. Cette formation, bien que très (trop?) longue et pas forcément à jour sur les outils logiciels m’a permis de faire le tri dans tout ça et de mieux utiliser les outils que j’avaient déjà.
A mort l’agenda
C’est une des première leçon que j’ai retenu de cette formation et je vous avoue que c’est sûrement celle qui m’a le plus aidé : l’agenda c’est pour les rendez-vous, quelque chose qui a un début et une fin prévue, un ordre du jour et qui ne doit jamais déborder.
Si vous désirez faire une tâche demain, la mettre dans votre agenda de telle à telle heure ne va pas fonctionner. Soit vous aller dépasser, soit elle sera plus rapide que prévu et vous allez casser votre organisation, soit à force d’entendre que vous prenez des créneaux pour faire des tâches vos collègues vous forceront à repousser le créneau.
Pire, l’agenda est peu pratique pour un suivi des livrables et des attentes de ressources. Dans un agenda vous n’avez quasiment rien pour prendre des notes, rien pour dire que vous êtes en attente de quelqu’un…
Ce qu’il faut c’est une application de todolist capable de vous envoyer des rappels quand c’est nécessaire. En plus, cette application doit vous permettre de donner des détails sur la tâche, changer l’état etc.
N’oubliez pas le concept de base "quand j’y pense j’ai pas le temps, quand j’ai le temps j’y pense pas" : cette liste doit être commune pour le pro et le perso car vous allez noter toutes vos tâches au même endroit et seules les fonctionalités de filtrage vous aideront à faire la différence entre les deux.
Lorsque vous devez faire une tâche à une date donnée, vous allez simplement placer un rappel sur cette tâche en choisissant votre stratégie : soit vous allez envoyer le rappel le jour même (c’est le cas typiquement quand vous ne devez pas oublier un objet quand vous partirez de chez vous samedi prochain, c’est pas utile de mettre un rappel avant samedi prochain), soit vous allez le donner 1, 2 ou trois jours avant pour vous donner le temps de repousser si vous manquez de temps.
Notion encore une fois
Cette fois-ci Joplin qui ne s’occupe que de notes est dans les choux. Google Keep permet de faire le taf mais je n’aime toujours pas son organisation. Par contre là où notion était totalement overkill pour prendre des notes, pour gérer les tâches et rappels, c’est encore mieux.
Vous pouvez mettre des états (moi j’en ai 4: to do, en cours, fait, en attente de quelqu’un), vous pouvez mettre des rappels…
Personnellement j’ai aussi deux propriétés personnelles que j’ajoute aux tâches :
- source externe
- rendu externe
ce sont des propriétés de type URL. Lorsque je dois faire quelque chose qui n’est pas sur notre jira ces propriétés me permettent de donner le lien d’une page confluence, d’une doc, d’une CVE… qui déclenche la tâche (source externe) et du livrable (rendu externe).
En ajoutant ces deux propriétés à mes notes plus globales, j’ai aussi rendu notion super efficace pour trier mes idées.
Reminder c’est bien aussi
La formation et le passage à notion ont été pour moi des game changers, mais je me suis rapidement retrouvé face à deux soucis:
- notion reste globalement très verbeux et long à configurer
- je n’ai pas tout le temps mon smarphone dans les mains, surtout aux toilettes, quand je fais la cuisine…
Et c’est là que j’ai commencé à utiliser l’application reminder de mon smartphone Android. Au début c’est une version simplifiée des todo lists.
On crée ce qu’ils appellent une "tâche". Elle a un titre et un petit texte, qui peut lui-même être un ensemble de sous tâches (pratique pour une liste de course).
Une fois la tâche créée, on définit ce qui va déclencher une notification :
- une heure à un jour précis;
- le passage à proximité d’un lieu donné (l’exemple le plus souvent donné est celui d’acheter du pain quand on passe à côté de la boulangerie)
On va aussi pouvoir répéter le rappel à une fréquence choisie (mon premier usage a été le rappel de sortir la poubelle recyclage toutes les deux semaines le mercredi à 18h).
Ecosystème es-tu là?
L’application rappel est dans votre smartphone Android. Parfait. Cette application est forcément intégrée à tout l’écosystème Android que vous avez chez vous (Télé, tablette…). Personnellement, l’élément qui me paraît le plus intéressant c’est la smart watch. En effet, contrairement au smartphone je l’ai toujours sur moi sauf lors de la recharge. Ainsi recevoir une notification est facile et surtout je peux créer des rappels.
Franchement, l’usage de cette application a fait bondir mon usage de la montre. Surtout elle m’a vraiment permis de toujours me souvenir de ce dont j’ai besoin au bon moment.
Les montres intelligentes sont des outils technologiques chers, même si on en trouve à 100–150€ neuves pour les marques d’entrée de gamme. Si vous pensez en acheter une bientôt et que c’est votre première je vous encourage fortement à ne surtout pas prendre une montre neuve. En effet, vous ne saurez pas avant d’avoir testé si votre usage ne fera de votre montre qu’un simple gadget ou si vous allez l’user jusque dans ses retranchements. Toutes les montres ne sont pas aussi chères que l’Apple Watch Ultra, mais toutes sont trop chères neuves pour un premier usage.
et pour les fans d’Apple
Il existe plein de tuto pour prendre en main l’application idoine dans l’écosystème Apple, voici l’une d’entre elles. N’ayant pas d’appareil de cette marque, je ne peux pas développer plus.
- Aller chez le coiffeur par exemple↩
- Et si on parlait de la vraie agilité?↩
- La formation s’appelle triskellion et est dispensée par le site gamelearn↩
