Le samedi 16 avril 2016 a eu lieu l'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) annuelle de l'association Zeste de Savoir. Un nouveau Conseil d’Administration et un nouveau Bureau ont été élus, les Statuts et le Règlement Intérieur ont été modifiés et l'association a décidé de devenir plus active. Retour sur ces évolutions !
- Situation de l'association
- Assemblée Générale Ordinaire
- Première réunion du Conseil d'Administration
- La suite
Situation de l'association
En cette année 2016, la situation de l'association était particulière et mérite un éclaircissement vous permettant de comprendre les décisions prises lors de cette AG.
TL;DR : Les anciens présidents et trésoriers de l'association ne donnaient plus signe de vie depuis plusieurs mois. Leur absence rend certaines actions critiques pour la vie de l'association et du site impossibles. Un changement de bureau et de fonctionnement de l'association ont dû être mis en place pour corriger la situation et éviter que cela se représente.
Depuis plus de six mois (début novembre 2015), l'ancien président de l'association, devock, ne donne plus de signe de vie. Ses derniers messages concernaient sa présidence où il disait aux membres du CA ne plus avoir de temps pour assurer la présidence, laissant le choix entre une démission et l'attente de l'AG suivante pour changer de président. Avant qu'une décision ne puisse être prise, il ne se connecta plus, laissant l'association à l'abandon. De nombreuses tentatives par plusieurs membres et sur de nombreux canaux de communications ont été entreprises pour rentrer en contact avec lui, faire évoluer la situation et gérer certains problèmes urgents liés à l'association. Toutes ces tentatives ont été des échecs puisque nous n'avons jamais eu la moindre réponse. Nous savons de par un proche qu'il est bien vivant et en bonne santé. Cette personne devait lui parler de nous de vive voix, mais depuis nous ignore aussi totalement. Nous ne savons donc pas pourquoi il nous ignore, mais nous sommes obligés d'en conclure qu'il agit sciemment.
Notre trésorier, Natalya, n'a pas non plus donné signe de vie depuis plusieurs mois (février) ou de façon très épisodique les mois précédents. Pour lui aussi de nombreuses tentatives de contacts ont été faites et sans aboutir.
Ces absences sont problématiques pour la vie de l'association et le site, principalement parce que ces deux personnes étaient les seuls à avoir accès aux comptes bancaires. La situation mettait donc en péril toute la structure de zeste de savoir et il était nécessaire d'agir pour corriger la situation et éviter que cela ne se reproduise à l'avenir.
Assemblée Générale Ordinaire
Puisque le président et le trésorier du mandat précédent ne donnent plus signe de vie au niveau de l'association, les bilans moraux et financiers n'ont donc pas été présentés, toutefois la décision de reporter le bilan financier au moment où le nouveau bureau aura récupéré le compte en banque a été votée à l'unanimité lors de l'AGO (Assemblée Générale Ordinaire). Le bilan sera donc publié dans un document ultérieur au compte rendu et à cet article tout comme le montant de la cotisation pour l'année 2016.
Rapport d'activité et bilan des commissions
SpaceFox, Directeur Technique, présente les chiffres relatifs au site : ils sont bons et en progression constante malgré une stagnation depuis le début de l’année. Nous comptons 4400 membres inscrits et validés (c’est-à-dire hors bannis, robots…).
Les membres du staff font la remarque que la communauté est très agréable et dynamique même s'il faut que le staff canalise un peu plus certains membres.
SpaceFox rapporte également que OVH est très inconsistant dans la qualité du service rendu depuis quelques mois et qu’il est urgent que l’association trouve un nouvel hébergeur.
La piste principale étant de passer chez Gandi qui, dans un mail, accepte d’intégrer Zeste de Savoir dans son programme de soutien aux associations. L'équipe technique est en train de faire des tests.
Évolution des statuts et du règlement intérieur
Pour éviter des situations comme celle que nous vivons actuellement (impossibilité temporaire d'accéder au compte en banque de l'association) les statuts et le règlement intérieur de l'association ont été modifiés. Voici les changements apportés :
- Le CA est maintenant responsable du Règlement Intérieur pour plus facilement l'éditer sans faire appel à une AG;
- Passage du bureau à 6 personnes au lieu de 3 en dédoublant chaque poste ;
- Obligation du partage des documents associatifs entre les membres du bureau ;
- Rendre publics les documents relatifs à l’association si ces derniers ne comportent pas d’informations confidentielles ou portant atteinte à la vie privée pour plus de transparence ;
- Modifications diverses sur le déroulement d'une Assemblée Générale Extraordinaire afin de les faciliter;
- Ajout du fait que le siège social puisse éventuellement être transféré dans une maison des associations ;
- Corrections orthographiques, précisions sur l'age des mineurs et éclaircissement sur les propos discriminatoires.
Ces changements ont été approuvés à l'unanimité lors de l'AGO.
Deux détails du règlement intérieur doivent encore être précisés :
- Le règlement intérieur précise que la cotisation ne peut être fixée que par l'AG de l'association, la modification consiste, au moins pour cette année, de permettre au CA de la fixer seul.
- Une clause de non-collaboration avec des organismes prônant la non-libre diffusion des informations avait été retiré par erreur lors de l'éclaircissement sur les propos discriminatoires, elle devra être rétablie.
Ces modifications sont déjà préparés sur le dépôt GitHub des documents de l'association. Ces modifications ne concernant que le règlement intérieur, elles peuvent être approuvées par le CA uniquement et c'est ce qui a été décidé durant l'AGO pour ne pas retarder son déroulement.
Élection du nouveau CA
Le nouveau CA a été élu à l'unanimité et comporte les 14 membres suivants :
- adri1
- Andr0
- firm1
- Fumble
- germinolegrand
- gustavi
- Kje
- nohar
- Saroupille
- ShigeruM
- SpaceFox
- Talus
- victor
- Zingwai
Félicitations à eux !
Évolution du rôle du CA
Jusqu’à présent, le CA jouait un rôle passif au sein du site web. Afin que ses membres soient plus actifs, il est proposé que les membres du CA organisent et prennent en charge certains débats au sein de la communauté.
En cas de besoin d’être identifié en tant que tel, notamment pour passer des annonces officielles, l'association possédera un compte générique dont l’accès sera donné à tous les membres constituant le CA.
Il est proposé que l’association prenne part à un ou plusieurs événements extérieurs afin de promouvoir le site, l’association, les contenus qu’elle propose ainsi que ses valeurs.
Ces propositions ont été adoptées à l’unanimité.
Première réunion du Conseil d'Administration
Le nouveau CA (Conseil d'Administration) s'est réuni à la suite de l'AGO pour élire le nouveau bureau.
Élection du nouveau bureau
Comme précisé précédemment, le bureau passe de 3 à 6 personnes avec un dédoublement de chaque poste afin d'éviter de se retrouver dans la situation actuelle. Le nouveau bureau élu à l'unanimité :
- Président : Kje
- Vice-président : nohar
- Trésorier : ShigeruM
- Vice-trésorier : Zingwai
- Secrétaire : Fumble qui rempile pour une troisième année
- Vice-secrétaire : gustavi
Exclusions
Il a été proposé d'exclure de l'association l'ancien président et l'ancien trésorier pour faute grave et abandon de l'association comme autorisé par le règlement intérieur. Suite aux votes le CA a décidé de ne pas les exclure (1 voix pour, 7 voix contre et 5 votes blancs pour l'ancien président ; 1 voix pour, 8 voix contre, 4 votes blancs et 1 abstention pour l'ancien trésorier). Cela ne change de toute façon pas grand-chose dans la mesure où ils ne ré-adhéreront vraisemblablement pas à l'association.
La suite
Le CA va se réunir à nouveau dans les jours à venir (le jeudi 12 Mai) pour valider les mises à jour du règlement intérieur indiquées plus haut, pour faire un point sur l’avancée de la récupération des documents et accès relatifs à l’association et pour préparer l'organisation de ces nouvelles attributions.
De son coté le nouveau bureau a commencé à s'organiser. Comme spécifié par le nouveau règlement intérieur, les accès importants ont été partagés entre les différents membres du bureau, les différents documents disponibles ont commencé à être collectés et une liste de documents accessibles publiquement sera bientôt disponible sur le dépôt GitHub dédié.
Les tentatives de contact de l'ancien président pour récupérer les documents administratifs en sa possession (c'est la seule chose que nous lui demandons, tout mettre dans une enveloppe avec un timbre) sont restés pour le moment sans suite. Notre ancien trésorier a, lui, donné signe de vie et nous avons donc l'espoir de récupérer quelques documents importants, en particulier l'accès au compte en banque, prochainement.
La situation étant particulière nous vous tiendrons informés des évolutions dans ce domaine. Pour cette raison un sujet a été créé pour voir quel canaux de communications sont à préférer, n'hésitez pas à participer.
L'ensemble des procès verbaux (AGO et réunions CA) seront disponibles publiquement dans les jours qui viennent. Vous pouvez déjà consulter le règlement intérieur et les statuts.
Nous tenons enfin à remercier l'entreprise Kwyk de nous avoir mit à disposition gracieusement une salle pour la tenue de cette AGO.
C'est une bonne idée cet article ça explique plusieurs choses, surtout que beaucoup je pense ne savaient même pas qui était le président.
