Réunion CA — été/rentrée 2018

Salut l’asso !

Ce sujet a pour but de préparer l’ordre du jour (les décisions qui seront votées) lors de la prochaine réunion du Conseil d’Administration.

Ce post sera mis à jour au fur et à mesure.

De quoi s’agit-il, en gros ?

Le pourquoi du comment de ce sujet est résumé dans ce billet.

Quand ?

La réunion aura lieu le lundi 17 septembre.

Bilan financier et montant des cotisations 2018

Le trésorier (@firm1) nous a préparé ça. Je rappelle qu’il y a 2 questions supplémentaires à résoudre d’ici là :

Changements structurels de l’association

Ces changements ne prendront effet qu’à la prochaine assemblée générale ordinaire. Il s’agit de changements profonds dans le fonctionnement de l’association, du Bureau et du CA.

• Direction collégiale (tous les comptes sont partagés sur tout le CA).
• Réduction de l’effectif du CA à 3 membres minimum (contre 6 actuellement).
• Entrer au CA implique un engagement à participer à la vie de l’association.

Modification des statuts

Simplification de la procédure d’adhésion

Ces modifications sont à prise d’effet immédiate.

• Utilisation de helloasso pour gérer les cotisations et les dons.
• Les statuts ne détaillent plus la procédure d’adhésion.
• L’adhésion à l’association est soumise à l’agrément du CA (mais cet agrément est accordé par défaut : n’importe qui à jour dans ses cotisations est adhérent de l’association).
• Exemption exceptionnelle de la cotisation: expliciter dans les statuts que le CA peut accorder le statut de membre honorifique.

Modification des statuts

Transparence absolue

Ces modifications sont à prise d’effet immédiate.

• Suppression de l’article 16 qui tient les membres de l’association au secret par défaut. (Modification des statuts)
• Publication annuelle des comptes de l’association. (Pas nécessaire de l’inscrire dans les statuts)

Bonjour nohar

n’y a t’il pas une contradiction entre

Entrer au CA implique un engagement à participer à la vie de l’association.

et

L’adhésion est soumise à l’agrément du CA (mais cet agrément est accordé par défaut : n’importe qui à jour dans ses cotisations est adhérent).

Il faudrait à minima signer un papier sur l’honneur ou quelque chose qui y ressemble non ?

OK je m’explique:

Entrer au CA implique un engagement à participer à la vie de l’association

La vie de l’association pour moi c’est pas mettre un pouce vert sur les demandes d’adhésion des membres, pour moi ça veut dire :

• Aller raisonnablement régulièrement sur les forums pour identifier les sujets sur lesquels l’association a son mot à dire, et au moins montrer qu’on est là, qu’on a lu et qu’on est au courant du sujet, …

• Identifier les projets (style participation à une conf, ou autre), se prononcer au nom de l’association, et participer activement à l’élaboration du projet : aider à chiffrer les besoins financiers, s’assurer que le projet porte les valeurs de ZdS et permet d’en véhiculer une image positive…

• Participer aux discussions qui parlent du devenir de l’asso…

Bref, c’est avoir un comportement moteur.

L’adhésion est soumise à l’agrément du CA (mais cet agrément est accordé par défaut : n’importe qui à jour dans ses cotisations est adhérent).

"L’adhésion est soumise à l’agrément du CA" fait partie du modèle de statuts pour les assos d’utilité publique. Je voulais remplacer la longue procédure d’inscription des statuts (envoyer un courrier, attendre la délibération du CA, payer sa cotise) par quelque chose de beaucoup plus succinct et moins contraignant. En fait on pourrait tout à fait virer cette phrase, si elle dérange.

L’idée principale c’est de passer par helloasso (ou service équivalent si quelqu’un a autre chose à proposer, mais je vois pas de raison) pour gérer les adhésions, sans contradiction avec les statuts : pour moi, dès lors que quelqu’un remplit le formulaire et paye sa cotisation, il est adhérent et a le droit de participer (et de voter) aux assemblées générales. Je ne pense pas qu’il y ait besoin de plus que ça.

Edit: Ah oui, @Renault en dessous a probablement mieux répondu que moi, je n’avais pas tilté vu que tu confondais "adhérent de l’association" et "membre du CA".

Le CA n’est qu’un sous ensemble des adhérents. Donc adhérer à l’association ne signifie pas participer au CA (et donc de participer à al vie associative).

Pour entrer au CA en général tu as une élection avec donc éventuellement un programme et la promesse de remplir le rôle.

Si cette confusion existe, ça serait bien que ce soit explicité quelque part sur le site, style un schéma tout simple avec des patates imbriquées :

• Zeste De Savoir est une communauté (tous les membres et contributeurs). De l’ordre de 10 000 personnes.
• Parmi cette communauté, il y a l’association Zeste De Savoir (tous les adhérents qui payent une cotisation annuelle et participent aux assemblées générales tous les ans). Entre 20 et 50 personnes à la louche.
• Tous les ans, l’association élit un Comité d’Administration, le CA, qui dirige l’association. Actuellement 10 personnes.
• Tous les ans, une fois élu le CA nomme un bureau (président, trésorier, secrétaire et vice-*) : ce sont les dirigeants déclarés auprès de l’administration française. 6 personnes.

j’ai en effet confondu les 2 groupes de personnes. (et j’ai dû le faire dans d’autre sujets )

Il y a une date qui est envisagée pour le passage à HelloAsso ou elle sera décidée lors du CA ?

Ça serait appliqué immédiatement après le vote a priori.

Et une patate « équipe », d’une trentaine de personne, qui sont des membres de ZdS, qui peuvent être dans ou dehors du CA, dans ou en dehors de l’association. J’ai déjà lu des confusions CA/équipe par le passé.

D’ailleurs, ne faut-il pas que l’équipe soit membre « d’honneur » de l’asso ?

J’ai bien lu mais je ne savais pas s’il y avait un temps de transition ou d’installation/configuration.

Tu parles de moi là.

Bonne question. Je n’ai pas d’avis hyper-tranché sur la question mais je suis plutôt contre.

D’un côté, faire partie de l’équipe ça rentre bien dans la définition de "personnes qui rendent ou qui ont rendu des services signalés à l’association". De l’autre, pour moi ce statut sert d’abord pour régler certaines situations d’un coup de baguette magique, et je ne suis pas certain qu’il y ait un réel intérêt à ce que faire partie du staff dispense les gens de payer une cotisation s’ils veulent avoir une voix aux AG.

Ensuite l’effectif du staff est actuellement pratiquement aussi élevé que celui de l’asso : si la moitié de l’asso est "membre d’honneur", alors le statut n’a plus rien d’exceptionnel, et surtout c’est hyper injuste parce que l’autre moitié paye une cotisation qui vaut le double de ce qu’elle devrait.

Enfin, le staff du site est auto-géré et il peut notamment recruter qui il veut, or seul le CA est habilité agréer l’adhésion à l’association, a fortiori désigner qui peut être membre honorifique : ça crée un conflit évident entre les deux rôles.

Perso je suis pour garder l’appartenance au staff bénévole du site et l’adhésion à l’association complètement décorellées.

De ce que j’en ai vu ça prend un temps négligeable.

Non. Mais pour adhérer à l’asso, il faut être inscrit sur le site.

D’accord, merci d’avoir répondu. Membre d’honneur c’c'est en gros un-e membre du site qui veut tenir un stand lors d’un évènement ?

Dans ma tête ça rentre dans cet exemple : un membre qui a porté un projet à bout de bras de l’idée initiale à sa réalisation et à qui il ne reste plus que son adhésion à l’association pour que le projet se concrétise (typiquement, quand c’est une condition obligatoire dans le contexte). Le CA peut le nommer membre honoraire illico pour débloquer la situation d’un claquement de doigts.

C’est peut-être le moment de retirer la clause disant qu’un membre de l’équipe doit être membre de l’asso ou alors cette règle est importante ?

C’est peut-être le moment de retirer la clause disant qu’un membre de l’équipe doit être membre de l’asso ou alors cette règle est importante ?

Cette règle n’existe pas. Je ne suis pas adhérant de l’asso.

Puisque ce n’est pas clair pour tout le monde, à l’heure actuelle:

• Je ne suis pas inscrit sur le site: je peux m’inscrire sur le site
• Je suis inscrit sur le site: je peux demander à faire partie du groupe Staff et je peux adhérer à l’asso
• Je suis adhérent à l’asso: je peux voter lors des AG et me présenter au CA (puis au Bureau si élu au CA)

Pour ceux qui aiment les schémas, ça ressemble à ce qu’on a ci-dessous.

C’est encore mieux si elle n’existe pas !

Mais du coup, je comprend pas vraiment cette histoire de mandat et de staff dans le règlement intérieur

Mandats

Différents mandats peuvent être confiés à des membres pour gérer des fonctions spécifiques au sein de l’association. Voici ceux qui ont d’ores et déjà été définis :

• Staff : les membres du staff sont les responsables du contenu du/des site(s) de l’association. Ils auront la responsabilité de modérer le contenu, valider le contenu soumis et gérer la communauté. Ils seront sous la responsabilité du Conseil d’Administration. La première élection sera effectué par le Conseil d’Administration, par la suite, ils pourront élire en leur sein d’autres membres.

Toutes personnes se voyant attribuer un mandat devrait être à jour de sa cotisation. […]

S’en suit une histoire encore moins compréhensible sur le vote d’un mandat O_o

J’avoue que je ne me suis pas encore penché en détail sur le règlement intérieur. Si vous voyez des choses à changer à son contenu, n’hésitez pas !