Créez votre premier classeur

La théorie du dernier chapitre vous a convaincu que vous avez besoin d'un tableur ? Vous souhaitez approfondir vos connaissances avec Excel, que vous utilisez au boulot ou chez vous ? Bienvenue dans le premier chapitre où vous allez commencer à manipuler ! Les bases d'Excel y seront abordées. Si vous estimez tout savoir, lisez ce chapitre tout de même, c'est vraiment important.

Plusieurs versions d'Excel existent. Sous Windows, sont utilisées encore aujourd'hui Excel 2003, Excel 2007 et, la dernière, Excel 2010. Mais aussi sous Mac, il existe d'autres versions d'Excel (Excel 2008 et Excel 2011 principalement).

Pour que le maximum de personnes puisse profiter de ce cours, nous traiteront de :

  • Excel 2010 sous Windows ;
  • Excel 2011 sous Mac.

Dans tout le cours, nous vous proposerons de télécharger des documents Excel. Dans la dernière partie de ce cours, vous serez par ailleurs amené à télécharger des scripts VBA. Nous le signalerons grâce à l'icône :

Créons votre premier classeur

Nous allons commencer par créer un nouveau classeur. Vous allez voir, c'est tout simple.

Rendez-vous dans le menu « Fichier. » Je vous en avais rapidement parlé lorsque je vous avais expliqué l'utilité des différences sections de l'interface. Le menu « Fichier », c'est le petit bouton vert qui est situé à gauche de l'onglet « Accueil » (le premier « vrai » onglet du ruban, qui est accessoirement l'onglet ouvert dès le lancement d'Excel). Or, je vous avais précisé que l'onglet « Fichier » est en fait un menu qui occupe toute l'interface, lorsqu'il est ouvert.

Voyons cela en image :

Ok, vous y êtes ?

Cliquez sur « Nouveau », justement en dessous de « Récent », sélectionné en bleu dès votre arrivée dans le menu. Vous arrivez dans un nouvel onglet du menu (des onglets ? Encore ! :-° ). A partir de cette page, vous n'avez qu'à double-cliquer sur « Nouveau classeur », présélectionné par défaut :

Vous voilà avec un nouveau classeur tout beau tout blanc tout vierge.

Pour rappel, j'aimerais vous re-préciser qu'un Ctrl + N vous permettait de créer un nouveau document, plus rapidement.

Vous avez devant vos yeux votre première feuille divisée en une multitude de « cellules », repérées grâce à leurs coordonnées COLONNE LIGNE.

Sélectionner la cellule et saisir les données

Maintenant que nous avons créé notre feuille de cellules, nous allons voir ce qu'est une cellule. Elle est caractérisée par ses coordonnées COLONNE LIGNE. Par exemple, une cellule dans la colonne G et à la ligne 8 aura pour coordonnées G8. :D

Mais nous avons beaucoup à découvrir sur la cellule : des choses passionnantes mais surtout indispensables ! Comment sélectionner des objets de votre zone de travail (colonnes, cellules, lignes). Comment saisir des données, choisir leur format, mettre de la couleur… ?

Croyez-moi, vous serez bien avancés quand vous maîtriserez la sélection !

Sélection des cellules

Une cellule (comme nous l'avons vu plus tôt), c'est un petit rectangle repéré grâce à ses coordonnées. Nous allons voir ici comment sélectionner ces bestioles. :D

Sélectionner une cellule

Pour sélectionner une cellule (et attention, je dis bien une seule), il faut cliquer sur celle-ci. Un cadre noir apparaîtra alors autour de la cellule sélectionnée :

Sélectionner un bloc de cellules

Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et glissez dans la zone de travail pour définir un bloc. Relâchez le bouton lorsque vous avez terminé :

Il y a une cellule dans le bloc qui n'est pas en bleu mais en blanc ? Ne vous inquiétez pas : elle fait tout de même partie du bloc. :)

Sélectionner des cellules éparpillées

Pour sélectionner des cellules éparpillées dans votre feuille de calcul, cliquez gauche sur une cellule. Maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez gauche sur les cellules que vous voulez ajouter à votre plage :

Sous Mac, la manipulation est la même. Appuyez sur la touche cmd (commande) au lieu de Ctrl pour Windows.

Sélectionner des colonnes et des lignes

Lorsque vous sélectionnez une colonne, vous sélectionnez en fait toutes les cellules de celle-ci, soit 65 536 cellules (une colonne ayant ce nombre monstrueux de lignes).

Pour sélectionner une colonne, cliquez gauche sur la zone entourée en bleue sur l'image :

De même pour les lignes, sauf que ce coup-ci, il faut cliquer gauche sur le numéro de ligne !

Nous savons désormais sélectionner une ou plusieurs cellules, occupons nous d'en saisir des données que nous pourrons par la suite analyser.

La cellule active

Lorsque vous sélectionnez une cellule, celle-ci sera appelée « cellule active ». Lorsque vous saisissez des données, elles seront entrées dans la cellule active.

Sélectionnez une plage de cellules :

Il y a une cellule qui est dans la plage qui n'est pas bleue mais blanche. C'est par cette cellule que la sélection a été commencée. C'est donc la cellule active : les données seront affichées dans cette dernière.

Il n'y a qu'une seule cellule active par plage.

Saisir des données

Maintenant que le point est fait sur la cellule active, saisissons nos données.

Pour entrer une donnée, double-cliquez sur une cellule et écrivez ce que vous voulez. Appuyez sur Entrée : le tour est joué !

Sélectionnez cette cellule et regardez la barre de formule : votre texte y est affiché et vous pouvez le modifier !

Vous ne pouvez saisir « que » 32 000 caractères par cellule.

Agrandir les cellules

Parfois, il peut être bénéfique d'allonger vos cellules. En effet, il peut arriver que du texte soit inséré dans une cellule. Si ce dernier est trop long, la cellule va donc le tronquer lorsque cette dernière n'est pas sélectionné (évidemment le texte sera toujours à l’intérieur) et empiéter sur les cellules adjacentes lorsque cette dernière sera sélectionné. Pour plus de lisibilité, il est donc utile d'allonger la cellule.

Pour cela, placez votre curseur en forme de croix à la limite d'une colonne. Lorsqu'il est transformé en un petit curseur noir, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et élargissez votre colonne.

Le tour est joué !

On peut faire de même pour les lignes.

Formats, embellissement et poignée de recopie incrémentée

Ça y est ? Vous avez saisie des données ? Vous avez désormais la possibilité de mettre de la couleur dans vos cellules, de changer la police du texte qui s'y trouve… Mais vous pouvez aussi changer le format de vos données. Par exemple, si vous avez une colonne où tous les nombres sont en euros, il suffit de dire à Excel que dans cette colonne, tous les nombres que vous rentrez sont des euros. Le logiciel ajoutera le signe de la monnaie européenne.

Définir un format

Saisissez des données numériques sur quelques cellules :

Sélectionnez la plage qui contient ces données puis faîtes un clic droit dessus puis cliquez sur « Format de cellule » dans le menu déroulant :

Une fenêtre avec plusieurs onglets s'ouvre :

Nous sommes sur l'onglet qui va nous intéresser : l'onglet « Nombre ». Si vos données sont numériques (ce qui est le cas), vous allez pouvoir définir un format, qui va s'appliquer pour toutes les cellules sélectionnées ici.

Dans notre cas, nous voulons des euros. Cliquez sur l'onglet « Monétaire ».

Laissez les options par défaut puis cliquez sur « OK » : vous revenez au tableau.

Vos données sont maintenant sous un format monétaire !

Il y a plein de formats possibles, on ne va pas tous les voir un à un : ça ne servirait à rien. Si je puis me permettre un conseil, regardez le format « Date », c'est intéressant…

Maintenant, on va voir ce que vous attendez depuis tout à l'heure : les couleurs, la police… :D

L'embellissement

Enfin des couleurs dans ce tableur bien moche ! :lol:

Sélectionnez une plage de cellules puis accédez au format de cellule. Je zappe l'onglet « Police » mais je m'attarde sur les bordures. Cliquez sur l'onglet « Bordure » :

Choisissez une couleur dans le menu entouré en bleu, par exemple du vert. :)

Choisissez maintenant le style de la bordure (épaisseur, etc.) dans le menu entouré en bleue sur cette nouvelle image :

Cliquez sur « Contour » afin que votre plage soit encadrée du trait que vous avez paramétré. Vous pouvez aussi cliquer sur « Intérieur » : dans ce cas, vous aurez un tableau, ce qui est pratique pour l'impression de votre feuille de calcul mais pas pour sa lisibilité !

Validez par « Ok » : super ! Votre plage a maintenant une bordure ! :D

Vous pouvez jeter un coup d'œil dans « Motifs » : ça ajoute une couleur de fond à la cellule.

Poignée de recopie incrémentée

Mais ce n'est pas tout ! On ne le dira jamais assez, Excel est un logiciel complet et puissant. Ce que je vais vous enseigner maintenant est l'une des premières fonctionnalités inutilisées par le grand public. Nous allons utiliser un outil qui se trouve sur toutes les cellules d'une feuille, j'ai nommé la « poignée de recopie incrémentée » !

Écrivez dans une cellule un mot, ou encore un chiffre (c'est comme vous voulez :D). Chez moi, voici ce que ça donne :

Voyez-vous le petit carré noir en bas à droite de ce cadre qui montre que la cellule est sélectionnée ? Cliquez gauche dessus ; maintenez le bouton enfoncé, descendez puis relâchez. Le mot « Salut » a été recopié.

Vous remarquerez que comme toujours, une plage est sélectionnée.

Le cas particulier d'une liste

Excel connaît déjà des listes comme la liste des mois, des jours de la semaine… Vous voulez la preuve ? Ça tombe bien, c'est facile à faire avec une donnée, une poignée de recopie incrémentée et un glisser-déposer ! :)

Choisissez au pifomètre une cellule et écrivez-y « Lundi ».

Utilisez la poignée de recopie incrémentée comme ci-dessus puis relâchez le bouton. Que voyez-vous ? La liste a été complétée toute seule !

Ça marche aussi pour les mois : il suffit d'écrire « Janvier » à la place de « Lundi » puis de suivre la même procédure. ;)

Souvenez-vous de cette technique. On s'en sert partout et nous allons la réutiliser dans le chapitre suivant !

Sauvegardons votre classeur

Après avoir rédigé votre document, il vous reste un point crucial si vous ne voulez pas le perdre : le sauvegarder ! En ce qui concerne la sauvegarde du classeur, nous allons pour le moment rester très simples. Vous allez voir.

Direction le menu « Fichier » que vous commencez à connaître. Mais au lieu de vous rentre dans l'onglet « Nouveau » comme nous l'avons fait précédemment, cliquez à présent sur « Enregistrer ».

Si vous l'aviez déjà enregistré (ou qu'il était enregistré et que vous l'avez ouvert), le classeur sera automatiquement ré-enregistré avec le même nom et dans le même emplacement. Si vous l'avez vous-même créé et que vous ne l'aviez pas encore enregistré, Excel va vous demander de renseigner quelques informations dans cette fenêtre :

Astuce : Pour enregistrer votre document, vous pouvez aussi utiliser l'un des raccourcis suivants :

  • F12 : affichera systématiquement la fenêtre « Enregistrer sous » que nous venons de voir ;
  • Ctrl + S : affichera cette même fenêtre si le classeur est nouveau, ou bien sauvegardera le document par-dessus l'origine si le fichier a précédemment été enregistré.

Il est possible d'enregistrer très rapidement votre classeur à n'importe quel moment grâce au raccourci clavier Ctrl + S. Un raccourci clavier est une combinaison de touches de votre clavier qui permet d'effectuer certaines actions dans un logiciel. Sous Mac, le raccourci clavier est cmd + S .

Cette fenêtre peut vous paraître compliquée, mais nous n'allons pour le moment pas nous servir de grand-chose.

Où enregistrer le fichier ?

Vous devez sélectionner l'emplacement de l'enregistrement sur votre disque dur. Vous pouvez le faire en sélectionnant le dossier depuis le menu de gauche. Une fois un emplacement sélectionné, son contenu apparaît dans le volet de droite. Vous pouvez alors naviguer à l'intérieur des dossiers.

Quand vous avez correctement sélectionné le dossier où enregistrer le classeur (et que son possible contenu est apparu dans le volet de droite), alors vous pouvez passer à l'étape suivante.

Nommer le fichier

Vous devez ensuite renseigner le nom de votre classeur, par rapport au thème, ou à son utilité, ou au type de classeur (facture, devis, etc.). Bref, vous avez libre-choix - tant que ce nom n'a pas déjà été utilisé pour un classeur Excel 2010 précédemment sauvegardé à l'emplacement souhaité.

Assurez-vous de donner un nom compréhensible à votre classeur, qui se rapporte au sujet des données, ou à quoi que ce soit d'autre. Bref, il faut que son nom vous mette la puce à l'oreille. Cela vous permettra de le retrouver plus facilement et de savoir ce qu'il contient (et ce par la simple lecture de son nom).

Le type de fichier

Pour ce qui est du type, il s'agit d'enregistrer le fichier dans un format spécial :

L'auteur

L'auteur, c'est vous (en l'occurrence dans le cas de l'image précédente, c'est nous ( :p ), les trois auteurs du cours). Par défaut, le fichier sera enregistré sous votre nom d'utilisateur de Windows.

Vous pouvez bien évidemment le changer. Pour ce faire, cliquez sur le ou les noms d'auteurs déjà présents, faites un Ctrl + A, puis tapez le ou les nouveaux noms d'auteurs désirés, séparés d'un point-virgule.

Titre et mots clés

Ici, vous pouvez associer des mots-clés à n'importe quel fichier Excel. Ces mots-clés apparaissent dans toutes les fenêtres de l'explorateur Windows dans la colonne Mots-clés.

Vous pouvez aussi associer un titre à votre document (en plus du nom de fichier que vous avez déjà indiqué). Ces deux informations restent néanmoins facultatives.

Gestion des miniatures

L'explorateur Windows permet d'afficher les différents documents et dossiers en grande taille. Cette grande taille permet généralement de voir ce qu'il y a à l'intérieur du dossier, ou d'avoir un aperçu du fichier. En cochant l'option « Enregistrer la miniature », Excel générera automatiquement cet aperçu si vous utilisez Windows Vista ou Windows Seven.

Enregistrer !

Enfin votre moment de gloire !

Cliquez sur « Enregistrer ». Tadam ! Votre fichier Excel est enfin sauvegardé !

Résumons

  • Un fichier Excel s'appelle un « classeur ». Après une procédure d'enregistrement, qui permet de sauvegarder votre travail et de le réutiliser plus tard, votre classeur porte un nom.
  • Un classeur contient des « feuilles », divisées en une multitude de « cellules », repérées grâce à leurs coordonnées COLONNE LIGNE.
  • La souris et le clavier nous permettent de sélectionner une cellule ainsi que des cellules, jointes ou non, dans la feuille. Il est également possible de sélectionner une colonne ou une ligne de cellules entière en cliquant sur l'étiquette correspondante.
  • Il n'y a qu'une seule « cellule active » par plage de cellules sélectionnées. Il s'agit tout simplement de la cellule depuis laquelle la sélection a débuté.
  • Avec votre clavier, vous pouvez saisir des données dans une cellule. Le contenu apparaîtra alors dans la barre de formules lorsque ladite cellule est sélectionnée. Les données peuvent être numériques, alphabétiques voire les deux à la fois.
  • Le menu « Format de cellule » nous permet de mettre en forme la cellule (couleur, bordure etc.) ainsi que les données contenues dans la cellule (police etc.). Notez qu'en jouant sur les bordures, il est possible de créer des tableaux.
  • La « poignée de recopie incrémentée » nous permet de recopier le contenu d'une cellule sur une sélection de notre choix par un simple glisser-déposer. Excel connaît des listes telles que les jours de la semaine ou les noms des mois qui permettent, à partir du premier élément, de retrouver les autres, toujours sur un simple glisser-déposer.

Vous avez les notions de base pour la suite. Au chapitre suivant, nous allons découvrir comment saisir des données de plus en plus vite grâce aux outils proposés par Excel. Révisez bien vos bordures parce que nous allons bientôt délimiter des tableaux afin de vous organiser !