Une autre façon de gérer l'asso ?

(président, secrétaire, trésorier) --> (CA)

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Conseil d'Administration

Salut l’Association,

Peut-être savez-vous qu’aujourd’hui, l’association Zeste de Savoir a une structure traditionnelle, avec président, secrétaire, trésorier (postes dédoublés) qui forment le bureau, au sein du conseil d’administration (CA), au sein de l’association.

Peut-être savez-vous aussi qu’on a déjà eu des soucis de gestion parce que des membres du bureau sont devenus injoignables, ce qui a abouti au dédoublement de chacun de ces trois postes.

Personnellement j’étais persuadé que ces 3 postes qui composent le bureau étaient obligatoires. En discutant avec une association hier soir, je découvre que non : il suffit que les rôles de président et de trésorier soient remplis, et ça peut l’être de façon tout à fait collégiale. En fait, si j’en crois ce site officiel, dans notre cas (association de loi 1901 en France), la seule obligation est d’avoir un représentant légal.

D’expérience de l’association avec laquelle je discutais, les préfectures acceptent tout à fait un mode de fonctionnement collégial tant que deux conditions sont respectées :

  1. S’il y a un trésorier, ce n’est pas le président (les rôles sont découplés).
  2. Les statuts évitent une prise de contrôle trop rapide de l’association par n’importe qui.

Enfin, les tailles de quorums de prise de décisions pour les AG etc semblent libres, de même que les moyens de réunion et les délais de prévenance – avec une limite basse d’une ou deux semaine pour cette dernière, information à confirmer.

Je propose donc de simplifier les statuts de l’organisation Zeste de Savoir dans le but de la rendre plus souple donc plus utile :

  • Passer à une direction collégiale.
  • Simplifier les processus de décisions.

La difficulté, c’est que tout ça passerait par une réécriture des statuts, et donc une AG selon les règles actuelles pour les valider.

Qu’en pensez-vous ?

PS : je peux récupérer un exemple de statuts, et m’informer de comment la trésorerie est gérée auprès de la banque. Sachant que l’asso en question loue un local depuis un moment, donc que ce point roule.

Édité par SpaceFox

Bonne idée, je suis pour.

Pour la modification des statuts, si le CA s’y met maintenant, ça devrait être prêt pour la prochaine AG donc c’est tout bon. :)

Le saviez-vous ? Chaque -1 que vous mettez vous fait gagner un point de QI.

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Dans les faits, je ne suis pas sûr que ça changerait grand-chose, dans la mesure où les décisions sont déjà prises de façon collégiale. Le CA n’est là que pour trancher en cas de conflit et je ne crois pas que ce cas se soit déjà présenté.

Après cela pourrait peut-être permettre de réduire le début de fracture ressentie entre l’asso et le site. Certains pensent en effet que l’asso devrait en faire plus qu’actuellement, dans ce cas il suffirait à ces personnes d’être dans le CA pour avoir tous les leviers de décisions nécessaires. Encore une fois ça ne changerait rien dans les faits, puisque n’importe qui le souhaitant peut déjà faire tout ce qu’il souhaite au nom de l’asso (avec au pire une validation orale et collégiale). En supprimant, au moins en partie, un "échelon" (asso/CA/Bureau devient asso/CA), cela gommerait peut-être un peu l’idée que l’asso est une entité lointaine et, donc, pantouflarde.

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Simplifier les status pourquoi pas, mais dans la pratique, je suis moyen chaud pour le faire cette façon. Pour les raisons ci-dessous :

  • Pour des raisons de sécurité, faire des opérations sur le compte bancaire doit rester limité à 1-2 personnes. C’est pour cela que le président et le trésorier sont importants car c’est eux qui détiennent l’accès au compte bancaire. On peut se dire qu’aux yeux de la banque on affiche 1 ou 2 représentants pour faire des opérations sur le compte, mais qu’en pratique on donne les accès à tout le CA, mais ça reste très dangereux.
  • En pratique, aujourd’hui l’association ne fait rien d’autre que récupérer de l’argent des cotisations et défalquer de l’argent lorsque c’est nécessaire (paiement des serveurs, des noms de domaines, etc.). J’aime bien le fait que l’on sache qui exactement est censé faire quelque chose dans une organisation (avec un backup au cas ou la dite personne n’est pas disponible). Je crains qu’avec un fonctionnement dit "collégial", on se retrouve finalement avec un situation de flou du genre "Le site est indisponible parce qu’on a pas payé les serveurs, parce que X croyait que c’était à Y de s’en occuper".

Du coup, j’ai un peu de mal a voir l’intérêt de rendre ce fonctionnement collégial.

EDIT : un peu grillé par ShigeruM

Édité par firm1

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Je suis assez pour. Si ça se fait, je veux bien un article qui raconte tout ça, histoire de documenter ce retour d’expérience. J’avais recherché des infos pour faire fonctionner une asso de cette manière, mais ce n’est pas fait au final (l’asso n’a pas été monté, trop lourd pour ce projet, bref). Cet article est intéressant.

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Je ne suis pas membre de l’assoc, je me permets de m’introduire dans la discussion.

@Spacefox : La structure collégiale que tu décris est similaire à une association avec un directoire et un conseil de surveillance.

Édité par A-312

AVION // 🐺 // 💡 // L’hiver vient

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Auteur du sujet

dans la mesure où les décisions sont déjà prises de façon collégiale

ShigeruM

De mon point de vue, le problème est que les décisions ne sont pas prises du tout. Cf ce nouveau topic, qui éclaire sans doute pourquoi je propose cette nouvelle façon de gérer l’asso.

Pour des raisons de sécurité, faire des opérations sur le compte bancaire doit rester limité à 1-2 personnes.

firm1

Ça de toutes façons, tu vas être limité par la banque. C’est pour moi un faux problème (mais qui méritait d’être posé).

Je peux demander les détails de fonctionnement auprès de l’asso qui m’a inspiré cette idée.

J’aime bien le fait que l’on sache qui exactement est censé faire quelque chose dans une organisation (avec un backup au cas ou la dite personne n’est pas disponible). Je crains qu’avec un fonctionnement dit "collégial", on se retrouve finalement avec un situation de flou du genre "Le site est indisponible parce qu’on a pas payé les serveurs, parce que X croyait que c’était à Y de s’en occuper".

firm1

Mon idée est précisément que plus personne en particulier ne soit censé faire quelque chose dans le CA. À ma connaissance, on a eu plus de problèmes parce que les personnes mandatées n’étaient pas disponibles (éventuels backups inclus) que parce que personne ne s’est rendu compte qu’il y avait quelque chose à faire, ou parce que tout le monde pensait que c’était à l’autre de le faire. Avec un fonctionnement collégial, c’est plus simple : tu constates qu’il y a un truc à faire : soit tu le fait directement, soit tu ne peux pas (manque de compétences / de droits). Dans tous les cas tu préviens tout le CA, soit pour éviter un doublon, soit pour prévenir qu’il y a un truc à faire. On ne se repose plus sur les hypothétiques disponibilités de X et Y, on gagne en réactivité (il suffit que n’importe qui dans le CA ait la disponibilité réelle pour que ce soit fait), et un éventuel échec devient une responsabilité collective.

Évidemment ça implique qu’être membre d’un tel CA, c’est se sentir concerné par l’association : ça ne fonctionnera pas si comme aujourd’hui la plupart des membres attendent que ça se passe.

Note qu’un corollaire de ce mode de fonctionnement, c’est que les responsables techniques doivent faire partie du CA pour que ça puisse tourner, quitte à leur offrir l’adhésion si nécessaire.

Je ne suis pas membre de l’assoc, je me permet de m’introduire dans la discussion.

A-312

Le forum est public exactement pour ça :)

La structure collégiale que tu décris est similaire à une association avec un directoire et un conseil de surveillance.

A-312

Sauf que là on a ni directoire, ni conseil de surveillance à proprement parler : juste un conseil d’administration qui remplit collégialement tous les rôles.

Hello. Je suis dans une association et je fais partie du CA. Et justement on fonctionne comme ça.

Dans les faits, on nomme le plus souvent une personne (ou plusieurs) pour les fonctions. Par exemple, on a une personne chargée des relations avec la mairie. Deux personnes avec un accès au compte. Une personne pour la compta. Une personne sur la gestion des membres (moi). Deux/trois personnes sur le compte mail.

Mais en fait, ca reste assez souple. On transmet les tâches en fonction des dispos. On fonctionne en collégial depuis février seulement, et on a déjà dû retransmettre beaucoup de tâches, notamment parce qu’un membre très actif a déménagé.

Pour ce qui est de la responsabilité, il faut savoir que les préfectures acceptent de partager la responsabilité entre différentes personnes. C’est en fait la seule condition pour accéder au CA chez nous, accepter la responsabilité civile de l’asso.

Si vous voulez jeter un œil à nos status, il faut aller voir sur https://greenhouilles.org et normalement ils sont trouvables (dans la section association je crois)(sinon j’essaierai de mettre le lien directement quand je serai sur PC).

Édité par Phigger

La vie, c’est comme les mirabelles

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Pour ce qui est de la responsabilité, il faut savoir que les oréfectures acceptent de partager la responsabilité entre différentes personnes. C’est en fait la seule condition pour accéder au CA chez nous, accepter la responsabilité civile de l’asso.

Une association déclarée est une personne morale. En cas de soucis, il suffit aux administrateurs de montrer qu’ils n’ont pas commis d’erreurs, et qu’ils ont mis tous les moyens en place pour que tout se déroule bien. Ainsi leur responsabilité civile ne sera pas engagée.

À part, accepter de façon solennelle, c’est l’association qui couvrira les dépenses imprévues.

AVION // 🐺 // 💡 // L’hiver vient

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Pour ce qui est de la responsabilité, il faut savoir que les oréfectures acceptent de partager la responsabilité entre différentes personnes. C’est en fait la seule condition pour accéder au CA chez nous, accepter la responsabilité civile de l’asso.

Une association déclarée est une personne morale. En cas de soucis, il suffit aux administrateurs de montrer qu’ils n’ont pas commis d’erreurs, et qu’ils ont mis tous les moyens en place pour que tout se déroule bien. Ainsi leur responsabilité civile ne sera pas engagée.

À part, accepter de façon solennelle, c’est l’association qui couvrira les dépenses imprévues.

A-312

On ne parle pas juste de dépenses imprévues mais de situations pénales potentiellement grave : accident non couvert, problèmes moraux (racisme par exemple), etc. À ce moment-là c’est un responsable qui est demandé au tribunal.

La vie, c’est comme les mirabelles

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Mon idée est précisément que plus personne en particulier ne soit censé faire quelque chose dans le CA.

SpaceFox

C’est pile sur ce point que je ne suis pas d’accord et du coup tout ce que je peux dire par la suite ne découlera que de ça.

Avec un fonctionnement collégial, c’est plus simple : tu constates qu’il y a un truc à faire : soit tu le fait directement, soit tu ne peux pas (manque de compétences / de droits). Dans tous les cas tu préviens tout le CA, soit pour éviter un doublon, soit pour prévenir qu’il y a un truc à faire.

SpaceFox

Typiquement, si je prend le dernier souci de l’asso en date (le cas des serveurs qui n’a pas été renouvelé à l’heure), on était déjà dans la situation que tu décris. Des gens avaient constaté qu’il y a un truc a faire, mais il n’avaient pas les compétences/droits pour le faire, ils ont prévenu qu’il y avait un truc a faire, force est de constater que l’on ne peut pas improviser à la dernière minute les droits sur un compte bancaire, ou des compétences en administration système.

D’ailleurs tu le dis toi même :

les responsables techniques doivent faire partie du CA

Après, ça reste mon point de vue.

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Auteur du sujet

Pour moi la situation que tu décris vient du fait qu’on était dans un cas où les ensembles des gens (voit les notifications d'expiration du serveur) et (peut remettre des sous dans la machine) étaient disjoints, donc le temps que les informations remontent, c’était la merde.

Par contre il n’y avait pas à ajouter de droits sur un compte bancaire : n’importe qui avec accès au compte Gandi (dans mon idée : tout membre du CA) pouvait remettre des sous dans Gandi et se faire rembourser après. Je l’ai d’ailleurs fait plusieurs fois quand j’étais DTC.

Mais c’est exactement pour ça que pour que mon idée fonctionne, il faut que l’ensemble (a des responsabilités sur ZdS) soit inclus dans (CA). Aujourd’hui ça n’est pas fait parce qu’être dans le CA ne te donne pas spécialement de moyen d’action ni d’information complémentaire, et que donc on a sottement pas jugé utile d’imposer cette règle.

N’oublie pas non plus que j’ai dans l’idée une association plus active qu’aujourd’hui. Les problématiques à adresser devraient donc être plus large que « donner de l’argent à X ».

On ne parle pas juste de dépenses imprévues mais de situations pénales potentiellement grave : accident non couvert, problèmes moraux (racisme par exemple), etc. À ce moment-là c’est un responsable qui est demandé au tribunal.

Phigger.

Je pensais que tu faisais référence aux cas d’erreurs, de fautes de gestion ou dans le cas où un membre se blesse. Dans ce cas là, ça sera le représentant de l’association (président) qui s’en occupera sauf s’il est a été clairement précisé que l’événement et sa gestion a été délégué à quelqu’un (=délégation du pouvoir).

Pour ton exemple, si une personne fait une infraction aussi apparente et personnelle c’est sa responsabilité qui est engagée.


Le civil : C’est la réparation des dommages ainsi que des intérêts. Donc ce qu’on peut qualifier de dépenses imprévues.

Le pénal : Pour les infractions et les peines.

AVION // 🐺 // 💡 // L’hiver vient

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Et si l’asso dans sa propre communication devient (par exemple) raciste ? Enfin bref, je pense qu’il y a des cas où c’est l’asso elle-même qui peut être mise en cause et par extension son/ses responsable-s.

La vie, c’est comme les mirabelles

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Pour moi la situation que tu décris vient du fait qu’on était dans un cas où les ensembles des gens (voit les notifications d'expiration du serveur) et (peut remettre des sous dans la machine) étaient disjoints, donc le temps que les informations remontent, c’était la merde.

SpaceFox

Non non. Il y a d’abord eu plusieurs emails d’avertissements reçus par l’équipe, puis des MPs envoyés à plusieurs reprises par artragis et moi au président pour lui rappeler que ça approchait et que ce serait con que les serveurs soient coupés. On avait averti bien avant. En voyant que les rappels alors que clairement les gens avaient été avertis et avaient lu l’avertissement, j’avais dit par MP "On attend quoi, une catastrophe ?".

Alors effectivement le jour où on est arrivé à bout de crédit, soit 48h avant que Gandi nous coupe le serveur, le trésorier était en vacances. Mais ça veut pas dire que les gens ont été pris au dépourvu ou n’auraient pas eu laaargement le temps de réagir avant ou après leurs vacances. Au final j’ai re-re-re-avancé de l’argent en ma qualité de membre de l’association, sans rancune et j’espère juste que ça se reproduira pas. Mais pas d’excuse sur ce coup. Le problème était que les gens savaient mais n’ont rien fait.

Et si l’asso dans sa propre communication devient (par exemple) raciste ?

Phigger, je crois pas que l’association puisse s’exprimer sans l’expression d’êtres humains derrière.

Édité par victor

Le saviez-vous ? Chaque -1 que vous mettez vous fait gagner un point de QI.

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Auteur du sujet

@victor : OK, j’ai suivi ça de loin. Donc pour toi on était plutôt dans un cas type « les membres qui peuvent ne font rien » ? Si oui, ça me conforte qu’il faut élargir au maximum ces « membres qui peuvent » – même s’il faut bien réfléchir à ce que ça implique quand de la trésorerie est en jeu.

Oui. Et je suis persuadé que la démocratie actuelle est un frein, tout comme toi. J’en veux pour preuve les grosses avancées du projet technique suite à la mort des ZEP et durant ma période de dictature à la technique qui l’a suivie.

Le saviez-vous ? Chaque -1 que vous mettez vous fait gagner un point de QI.

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Et si l’asso dans sa propre communication devient (par exemple) raciste ?

Phigger, je crois pas que l’association puisse s’exprimer sans l’expression d’êtres humains derrière.

victor

Non, non, c’est une très bonne question dans le cas d’un tweet par exemple. En effet, dans un premier temps la partie civile (victime) va s’orienter vers l’association lors de l’action en justice. Ensuite c’est à l’association de dire que c’est lui qui a fait cette erreur et qu’il en est responsable.

AVION // 🐺 // 💡 // L’hiver vient

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Puis même dans d’autres situations hein. Dans le cas d’un évènement avec des blessés alors que l’assurance n’est pas la bonne, c’est le responsable qui va prendre.

La vie, c’est comme les mirabelles

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