Nous voici dans le premier TP du cours. Durant cet exercice, vous allez être amené à utiliser toutes les fonctionnalités que nous avons étudiées dans les premiers chapitres.
Comme on dit : « C'est en forgeant que l'on devient forgeron ». Ici, c'est pareil, rien ne vaut l'entraînement. Rien ne vous empêchera bien évidemment de revenir sur un ou plusieurs des points vus dans les précédents chapitres en cas de besoin : il s'agit d'un entraînement.
Pour commencer la série de TP, nous allons voir quelque chose à la fois simple et utile : la réalisation d'une lettre.
L'énoncé
L'objectif
Le but de ce TP est de concrétiser notre apprentissage des diverses notions des premiers chapitres : inutile donc de chercher à rédiger une vraie lettre. Seule la mise en forme propre de la lettre nous sera réellement intéressante.
Si certains ont déjà rédigé des lettres (pour des demandes de stage dans le cadre scolaire par exemple), ils sauront donc à peu de choses près quelle mise en forme appliquer pour chaque partie du document. Mais pour les autres, ce n'est peut-être pas le cas, et il n'est pas question d'improviser (ça serait trop facile 
). De plus, pour compliquer les choses et convenir à toutes les situations possibles, nous allons chercher à faire une lettre la plus standard qui soit.
Nous allons donc nous en tenir à certaines consignes, à certaines règles de rédaction, pour écrire la lettre de la façon la plus professionnelle que possible. Cela permettra aussi d'avoir quelques pistes pour concevoir le document dans les meilleures conditions possibles. Vous allez voir, ce n'est pas si difficile que cela si vous avez correctement intégré les premiers chapitres, et n'hésitez pas à y revenir si besoin. Encore une fois, c'est le but d'un entraînement.
Voyons les quelques règles de rédaction.
L'énoncé
Échangez vos adresses
Votre lettre doit commencer par votre adresse - la moindre des choses si vous voulez que votre correspondant vous réponde. Cette information doit apparaître en haut à gauche de votre document. Elle doit être très lisible. L'adresse de votre correspondant doit être écrite à la suite. À droite cette fois-ci. De même, elle doit être correctement lisible.
En France, la convention veut que l'on écrive le nom avant le prénom. C'est l'inverse pour les pays anglophones.
Rendez-vous chez vous
L'étape suivante dans la rédaction de la lettre, c'est l'indication du lieu et de la date. Toute lettre doit être datée, c'est quelque chose de primordial ! Sortons un peu du cadre de la mise en forme et parlons des différentes façons d'écrire le lieu et la date. Le lieu doit toujours précéder la date. Aucun article devant la ville. Une virgule pour la séparer de la date. Puis la date. Cette dernière se présente généralement sous la forme « Nom du jour Jour Mois Année ». Au final, ça doit donner quelque chose comme : « Cité du Zéro, le Lundi 28 Juillet 2034 ». L'article « le » devant la date étant facultatif, ainsi que le nom du jour (Lundi dans l'exemple). Concernant la mise en forme du lieu et de la date, vous devez l'aligner à droite, mais pas totalement. Un bon décalage peut être plus agréable dans la présentation de la lettre. N'hésitez pas en abuser, pour une fois que vous en avez la possibilité.
La raison de la lettre ?
Continuons. Pour correspondre aux lettres commerciales et aux e-mails, vous devez indiquer l'objet de la lettre (c'est une information inutile pour les lettres échangées entre ami(e)s mais restons standard). L'objet doit être considéré comme une simple ligne, très courte. Faut juste prévoir la place.
Politesse oblige, avant de s'adresser au lecteur
Une petite formule de politesse en introduction, et on attaque le corps du texte.
Le corps de la page doit être mis en forme et en page. C'est un document professionnel qui est demandé, faites en sorte qu'il le soit ! Deux ou trois options sont déjà de rigueur. Vous pouvez ensuite améliorer les choses.
Enfin, une petite formule de politesse en conclusion, ainsi que votre signature, et le tour est joué. Ici, rien besoin de préciser. Vous savez tout.
Informations supplémentaires
En globalité, vous devez utiliser une police qui soit disponible sur un maximum de terminaux, une taille normale. Mais attention, non seulement la police doit être standard, mais en plus elle doit être professionnelle, exit donc les polices mal vues telles que « Comic sans MS », « Courier New », « Impact », etc. Bref, l'étau se resserre.
Illustration de la lettre attendue
Voilà l'exemple de ce qui est attendu à la fin du TP :
Voilà. Il y a pas mal d'idées, même si je ne les ai pas toutes développées (sinon je ferais mieux de vous apporter la solution sur un plateau en argent).
Je l'ai dit en introduction, ce TP va être relativement simple, dû au fait qu'il n'y a pas de bon ou de mauvais exemple (mise à part si les règles élémentaires ne sont pas respectées). Donc au final, chaque lecteur de ce cours peut avoir une lettre différente des autres.
Allez à vos plumes ! Rédigez !
Dès que vous avez fini, rendez-vous tout de suite après, pour la solution. Viendront d'autres exemples après celle-ci.
La solution
Vous avez fini la lettre en l'écrivant selon l'énoncé précédemment donné, tant mieux ! Vous pouvez désormais lire la solution que je vous propose.
Je vais essayer d'être large, et de vous la décrire au mieux.
Alors voyons cela.
Téléchargez le fichier lettre.docx
On retrouve dans cette lettre les différentes parties qui vous étaient demandées en énoncé. Dans l'ordre, on a :
- L'adresse de l'expéditeur ;
- L'adresse du destinataire ;
- La ville et la date à laquelle est rédigée la lettre ;
- L'objet de la lettre ;
- Une formule de politesse ;
- Le corps du texte ;
- Une formule de politesse ;
- La signature.
Chacune des parties de cette lettre à une mise en forme différente (ou presque). Regardons cela avec précision.
Les adresses
Vous l'aurez j'imagine remarqué, le bloc concernant l'identité de l'expéditeur (en d'autres termes généralement celui qui a écrit la lettre - ce n'est pas le cas dans les grandes sociétés par exemple) est aligné par défaut (vous l'avez oublié ? l'alignement par défaut est un alignement à gauche). Rien de spécial à ce niveau donc.
En ce qui concerne la lisibilité de l'adresse, les trois lignes correspondant au prénom, au nom, à l'adresse, au code postal et à la ville, ont un interligne standard de 1,15 centimètre.
C'est au sujet de l'adresse de l'expéditeur que ça commence légèrement à se différencier. En effet, cette adresse est alignée à droite. Mise à part cette différence, on a le même interligne et la même présentation. Pas trop de problèmes jusque-là ? On passe à la suite.
Lieu et date
La ligne suivante concerne le lieu et la date de rédaction.
Ici, deux façons de faire :
- Aligner à gauche et effectuer un retrait vers la droite ;
- Aligner à droite et effectuer un retrait vers la gauche.
Pour ma part, j'ai choisi la deuxième solution. L'alignement à droite était déjà en place après la rédaction de l'adresse du destinataire, il ne me restait plus qu'à faire un retrait, de manière à ce que la fin de la ligne « Votre Ville, le Nom du jour Jour Mois Année » colle avec le début de la ligne « Adresse du destinataire », c'est-à-dire la plus longue ligne du bloc.
Il fallait y penser, pour un meilleur confort, un effet plus professionnel, plus recherché. Ce n'est absolument pas grave si vous l'avez aligné au milieu, ou même à droite. Pour ce qui est de l'aligner à gauche, ce n'était pas réellement la chose à faire, ce n'est pas sa place.
L'objet
La mise en place de l'objet dans la lettre était une manière de la standardiser. Vous n'aurez à utiliser cette information que dans un cadre professionnel et/ou en rédigeant un e-mail et en l'indiquant dans le formulaire dans le champ approprié. En règle générale, l'objet doit être relativement court. Inutile de faire un paragraphe. Quelques mots doivent suffirent pour décrire l'information contenue dans la lettre.
L'information sur l'objet se place généralement à gauche juste en-dessous de l'information sur le lieu et la date, moyennant un bon interligne. Et il est aligné avec la formule de politesse du début du corps (que nous allons voir juste après).
Dans certaines situations, l'« Objet », c'est-à-dire le mot lui-même, est mis en gras pour insister sur l'utilité de la lettre : une lettre de plus dans les boites aux lettres, le destinataire peut alors choisir de s'intéresser à la lettre en question ou non, suivant l'objet de celle-ci.
Le corps
Le « Madame, Monsieur, » est considéré comme faisant partie du corps, puisqu'il dispose de la même mise en page que les paragraphes du corps.
Le corps est aligné… à gauche (qui a dit à droite ?) et est justifié. On est censé rédiger une lettre pro, non ? Il dispose d'un retrait, très important dans ce genre de document pour bien montrer le début et la fin des paragraphes. Comme vous pouvez le voir, j'ai fait en sorte que cet alinéa ne soit ni trop grand, ni trop petit, comme je vous l'avais expliqué.
Vous remarquerez aussi un détail concernant l'interligne. J'ai utilisé un interligne à la fin des paragraphes. D'ailleurs, je ne sais pas si vous l'avez remarqué, mais c'est déjà ce type d'interligne que j'ai utilisé depuis la ligne sur la ville et la date. Cela permet d'avoir un certain espace entre chaque ligne, puis entre chaque paragraphe, sans décaler inutilement le texte vers le bas au début du document, et surtout sans avoir à sauter plusieurs lignes d'affilée. Voilà donc un exemple réellement concret de l'utilisation de ce type d'interligne.
Je ne dis pas que tout autre interligne n'aurait pas été utilisable, je dis juste que j'ai fait comme ça pour cette raison, ce qui concrétise l'explication donnée dans le précédent chapitre. Si vous avez fait autrement mais que le résultat rend tout aussi bien, alors tant mieux !
Signature
La formule de politesse finale ainsi que la signature sont tout naturellement alignées à droite comme nous l'avons appris.
Il est à noter que j'ai remis l'interligne à 1,5, ce qui implique que j'ai sauté quelques lignes entre la fin de la formule de politesse et la signature. Mis à part cela, je ne pense pas que ce soit vraiment nouveau pour vous.
Quelques remarques
J'aurais néanmoins quelques remarques plus globales à faire sur la lettre :
- Certains auraient tendance à mettre la ville et la date de rédaction de la lettre tout en haut de celle-ci. Ça marche aussi. Encore une fois, il n'y a pas vraiment de bonne lettre ou de mauvaise lettre ;
- J'ai utilisé la police nommé « Arial ». C'est une police commune disponible sur une majorité de terminaux, ce qui valide bien la consigne donnée au début de l'exercice.
Un exemple de lettre réelle
Avant d'aller plus loin, j'aimerais vous proposer, pour vous donner une idée concrète de la lettre que vous pouviez obtenir en réalité, de :
Télécharger le fichier lettre_professionnelle.docx
Vous pouvez d'ailleurs tout à loisir améliorer cette lettre.
Et ensuite ?
Il faut continuer sur cette lancée ! Vous êtes bien parti, pourquoi s'arrêter en si bon chemin ?
Vous avez compris la mise en forme que j'ai réalisée ? Vous avez su repartir de zéro pour arriver à cette solution ? C'est bien.
À présent, vous avez tout votre temps pour imaginer d'autres lettres, pour d'autres occasions, dans d'autres situations, professionnelles ou personnelles, entre collègues de votre équipe/camarades de votre classe, etc.
Les possibilités ne manquent pas. Alors rien ne vous empêche bien évidemment de réaliser d'autres lettres, de concrétiser tous les tours que vous font faire votre imagination. Bref, d'aller plus loin.
De cette première lettre, je peux par exemple passer sans difficulté à une lettre plus personnelle entre ami(e)s :
Téléchargez la lettre_personnelle.docx
Quels sont les changements apportés ?
En voici la liste :
- Un plus grand espace entre les adresses et la date ;
- Un encore plus grand espace entre la date et la phrase de politesse ;
- Une phrase de politesse revue beaucoup plus personnelles, plus sympathique, plus amicale (c'est le principe de la lettre) ;
- Un plan grand espace entre la phrase de politesse et le corps ;
- Un corps revu à la baisse : il est rare de voir une lettre personnelle plus longue que cela. Si cela venait à se produire, il faudrait alors réduire l'espacement avant et après ce paragraphe ;
- En parlant d'espacement, l'interligne dans le paragraphe a été revu à la hausse : on a de la place, autant en profiter pour faire une lettre confortable à la lecture ;
- Un plus grand espace entre le corps et la formule de politesse ;
- La formule de politesse revue elle aussi beaucoup plus personnelle, plus sympathique, plus amicale. Elle a par ailleurs été déplacée à gauche ;
- Un plus grand espace entre la formule de politesse et la signature.
Comme vous le voyez, un grand nombre de modifications concernent l'espacement. J'ai en effet réduit le corps de la lettre et en ai profité pour revoir à la hausse les différents interlignes.
Néanmoins, il m'aurait parfaitement été possible de tout compacter. C'est possible, mais absolument pas conseillé.
Téléchargez le fichier lettre_professionnelle_compact.docx
Est-ce qu'elle vous donne envie de rentrer dans la lecture ? Moi pas. Considérez que votre opinion est celle du lecteur, avec un peu plus de sévérité. Soyez toujours plus rigoureux dans votre présentation, même si votre document est adressé à vos proches.
Comme vous le voyez, au final, je n'ai pas changé grand-chose, ça ne m'a pas pris cinq minutes, mais ça fait une lettre relativement différente, dans le fond comme dans la forme. Comme quoi, même avec peu, on peut arriver à quelque chose de bien. Ce n'est pas la quantité qui compte, mais la qualité avec laquelle vous présentez votre contenu.
A vous de jouer !
Je pense que c'est un bon début pour vous lancer, à vous de jouer maintenant et de réaliser toutes sortes de lettres.
Un grand nombre d'améliorations sont possibles. N'hésitez pas à prendre beaucoup de temps sur la lettre, à tester toutes les combinaisons, toutes les mises en forme possibles et inimaginables, dans tous les styles. Petite précision à ce sujet tout de même : toutes les améliorations ne seront que personnelles. N'envoyez pas une lettre ultra-fantaisiste à un employeur, vous risqueriez de ne rien obtenir en retour. Une lettre officielle doit rester sobre.
Le prochain chapitre aborde une toute nouvelle notion : les listes. Mais il vous faut, dans une moindre mesure, connaitre les bases de la mise en forme pour arriver à comprendre l'utilisation des listes.