PowerPoint : le logiciel de présentation de diaporama

PowerPoint est un logiciel de présentation de diaporama !

Justement, si ! Et vous allez voir que prendre 5 minutes pour réfléchir à la manière de considérer un logiciel peut apporter beaucoup de choses.

PowerPoint et la présentation de diaporama

Comme son nom l’indique, un logiciel de présentation de diaporama a pour fonction principale de « présenter » du contenu multimédia. Autrement dit, il fait subir à des contenus en toutes formes des transformations de toutes sortes (mise en forme, gestion de l’affichage, etc.) en vue d’une utilisation spécifique. Vous ne présentez pas un diaporama en entreprise de la même manière que vous présentez un diaporama entre amis ! Présenter des contenus multimédia, ce n’est donc pas simplement les rendre jolies mais c’est leur créer une association pour les rendre utilisables.

OpenOffice.org et iWork

Aujourd’hui, plusieurs grandes suites bureautiques ont été développées, permettant de faciliter de nombreux domaines de la bureautique : du traitement de textes à la gestion de projets en passant par le traitement de données, la présentation multimédia et bien d’autres choses encore, tout a été pensé pour nous faciliter la vie, dans de nombreux domaines.

Word est le traitement de texte de la suite Office, accompagné par Excel : le logiciel de traitement de données ; PowerPoint : le logiciel présentations multimédia (de diaporamas) ; et d’autres suivants la version de la suite Office.

Mais il faut savoir qu’il existe d’autres suites bureautiques que celle de Microsoft, désormais mondialement connue et usitée.

OpenOffice.org

À la différence de Microsoft Office, OpenOffice.org est une suite bureautique gratuite et open-source, créée et maintenue par une grande communauté de développeurs. Mais en plus d’être gratuite, elle est compatible avec tous les systèmes d’exploitation : Windows, Linux et Mac OS X. Son environnement multi-plateforme et sa gratuité lui ont permis de se faire un nom dans le domaine de la bureautique.

OpenOffice.org donne accès à des logiciels très communs dans leur domaine. Ces logiciels sont au nombre de six :

• Writer : le logiciel de traitement de textes ;
• Calc : le logiciel de traitement de données ;
• Impress : le logiciel de présentations multimédia (de diaporamas) ;
• Base : le logiciel de bases de données ;
• Math : le logiciel de traitement mathématique (une sorte de fusion entre Writer et Calc) ;
• Draw : le logiciel de dessin vectoriel.

Ce sont donc des logiciels de base, disponibles gratuitement pour tout utilisateur. Sachez qu’au moment où j’écris ces lignes, une communauté d’utilisateurs s’est créée pour développer une version dérivée d’OpenOffice.org, qu’ils ont rendu entièrement libre et gratuite. Cette suite, c’est LibreOffice et cette communauté, c’est la Document Foundation !

Passons à présent à la suite logicielle bureautique d’Apple, très professionnelle.

iWork

Elle n’est pas très connue pour les utilisateurs de Windows et Linux pour la simple et bonne raison qu’elle n’est pas compatible avec ces deux OS.

Ce rassemblement de logiciels comprend les applications de base de la bureautique. Voyons cela :

• Pages : le logiciel de traitement de textes ;
• Numbers : le logiciel de traitement de données ;
• Keynote : le logiciel de présentations multimédia (de diaporamas) ;

Cette suite bureautique, exclusivement destinée aux Macs, est puissante. En fait, sous ces chers airs basiques, iWork cache un véritable potentiel : si vous prenez par exemple OpenOffice.org, vous voyez que cette suite a le double de logiciels que la suite d’Apple. Cependant, la firme américaine fait d’une pierre deux coups et au lieu de proposer des fonctionnalités simples réparties dans une multitude de logiciels, elle les regroupe en trois gros. Sachez simplement que, tout comme Microsoft Office, iWork n’est pas gratuit : il coûte 79 $. Il est actuellement en version 09, mais on peut probablement s’attendre à une version 10 pour l’an 2011.

Il existe probablement d’autres suites bureautiques mais ce sont les trois plus grandes et les plus connues dans le domaine de la bureautique.

Parlons à présent du processus d’installation. Le processus d’installation est très simple, et rapide. Une fois que vous avez cliqué sur le fichier du programme d’installation, vous arrivez sur une fenêtre comme celle-ci :

Première étape : la saisie de la clé Pour cette première étape, vous devez entrer la clé de produit. C’est la clé que vous avez achetée dans la licence. Elle est indispensable pour continuer l’installation de la suite.

Après une seconde étape concernant l’acceptation des termes du contrat, on passe à la troisième étape, que voici :

Troisième étape : choix du type d’installation

Ici, vous devez choisir le type d’installation :

• Si vous cliquez sur « Installer maintenant », vous passerez directement à l’installation standard ;
• Si vous cliquez sur « Personnaliser », il vous sera possible de configurer certaines options sur les différents logiciels installés dans le pack, ainsi que sur votre nom d’utilisateur et vos initiales. Pour ces dernières, vous pourrez les configurer plus tard, lors d’une prochaine utilisation de l’un des logiciels de la suite. Bref, ce n’est pas du tout définitif.

Et enfin, clé du succès, la dernière étape… l’installation de la suite !

Et ensuite ? À vous l’accès à tous les logiciels de votre édition d’Office ! Vous pouvez alors vraiment commencer le tutoriel et les manipulations de documents Word.

Nous allons ici faire une petite visite guidée de l’interface du logiciel. L’interface, c’est ce qui vous tombe sous le nez quand vous ouvrez PowerPoint.

Démarrer PowerPoint

Pour démarrer PowerPoint, vous pouvez :

Vous rendre dans le menu « Démarrer », puis dans « Tous les programmes », dans le dossier « Microsoft Office », sélectionnez « Microsoft Office PowerPoint 2010 » :

Cliquez directement sur « Microsoft PowerPoint 2010 » en l’ajoutant dans le menu « Démarrer » :

Cliquez directement sur « Microsoft PowerPoint 2010 » en l’ajoutant dans la barre des tâches :

Vous venez d’ouvrir PowerPoint, et vous êtes face à une interface ma foi plutôt agréable à regarder. Et encore heureux, car c’est là-dessus que nous allons travailler jusqu’à la fin (ou presque) de ce cours !

Voici donc, sans plus attendre, l’interface de Microsoft Office PowerPoint 2010 :

Il est nécessaire de s’attarder sur quelques détails de cette capture de l’interface.

Au milieu, il y a un quadrillage très vaste. C’est votre diapositive en cours d’édition. On peut dire que c’est votre zone de travail.

Le ruban

Tout en haut de la fenêtre, il y a ce que l’on appelle le « ruban ». C’est une des plus grosses mises à jour d’Office 2007, repris mieux encore dans Office 2010 : un ruban, graphiquement évolué, duquel sont disponibles toutes les fonctionnalités (enfin non, car vu leur nombre, il faudrait un ruban composé de mille et un onglet) du logiciel.

Dès l’arrivée sous PowerPoint, l’onglet « Accueil » est ouvert dans le ruban, donnant libre accès aux fonctionnalités les plus basiques du logiciel d’analyse de données.

À gauche de cet onglet se trouve le menu « Fichier », en rouge - anciennement menu Office -, proposant un panel d’options diverses et variées sur les diaporamas, ainsi que sur le logiciel lui-même. Toutes les options, basiques ou avancées, permettant de configurer et de personnaliser PowerPoint, se trouvent ici.

À droite se trouve un très large choix de fonctionnalités du logiciel de présentation de diaporama, accessibles grâce à cette fameuse structure en onglets. Ces onglets peuvent par ailleurs varier. D’autres onglets pourront apparaître au cours de l’utilisation de PowerPoint, notamment si vous suivez le cours, pour vous proposer un panel de fonctionnalités supplémentaires. Ce sont des onglets contextuels. Par exemple, si vous éditez une image ou un tableau, un ou plusieurs onglets contextuels réservés à cet effet seront automatiquement affichés.

Comme vous pouvez le voir, chaque onglet du ruban Office est lui-même divisé en plusieurs groupes. Ils permettent de mieux se repérer et de ne pas avoir une foule de fonctionnalités dans un espace aussi réduit. Ainsi PowerPoint a séparé toutes les fonctionnalités selon leur utilisation : la mise en forme de la police dans un groupe, la mise en forme des paragraphes dans un autre, etc.

Mais n’oublions pas qu’Office 2010, en l’occurrence PowerPoint, possède plusieurs milliers de fonctionnalités. Imaginez toutes ces fonctionnalités dans le ruban, ce serait tout de même un peu brouillon, ou alors vous auriez cent onglets ! C’est la raison pour laquelle certains groupes de fonctionnalités ne sont pas complètement affichés. Vous pourrez alors cliquer sur l’icône d’agrandissement en bas à droite de chaque groupe pour avoir accès à une fenêtre contenant toutes les fonctionnalités du groupe.

La barre d’outils Accès rapide

Plus haut encore se trouve la « barre d’outils Accès rapide » à partir de laquelle vous pouvez en fait ouvrir et enregistrer des fichiers et accéder à beaucoup de fonctions de PowerPoint (les mêmes que dans le ruban, nous y reviendrons en temps voulu).

La barre d’Accès rapide marche comme la barre de lancement rapide de Microsoft Windows. Elle permet l’accès rapide aux fonctionnalités globalement les plus utilisées de Word, en règle générale.

L’icône PowerPoint ne fait pas partie de la barre d’accès rapide. Elle simule simplement le clic droit sur la barre de titre

Par défaut, les fonctionnalités suivantes sont déjà présentes :

• Enregistrer (dont le raccourci clavier est Ctrl + S , notez-le !) : permet d’enregistrer votre document (nous allons d’ailleurs voir cette fonctionnalité vers la fin de ce chapitre ;
• Annuler la dernière action (dont le raccourci clavier est Ctrl + Z , notez-le lui aussi) ;
• Répéter la dernière action (dont le raccourci clavier est Ctrl + Y , un petit dernier à connaitre pour la route).

Ce sont en effet les trois fonctionnalités les plus utilisées, quel que soit le document que vous éditez. Néanmoins, il vous est possible d’ajouter plusieurs autres fonctionnalités. Cliquez simplement sur la flèche descendante à droite de cette barre. Elle vous permet d’ajouter (ou supprimer) plusieurs fonctionnalités telles que la création d’un nouveau fichier ( Ctrl + N ), l’ouverture d’un fichier enregistré auparavant sur votre disque dur ( Ctrl + O ), l’impression ( Ctrl + P ), la correction orthographique ( F7 ), etc.

Nous apprendrons au fur et à mesure du tutoriel à nous servir de chacune de ces fonctionnalités, vous pourrez alors adapter cette barre d’accès rapide à votre utilisation personnelle de PowerPoint. Par ailleurs, inutile de retenir les raccourcis des fonctionnalités que j’ai donnés en deuxième temps. Sachez à ce sujet qu’une annexe est disponible à la fin du cours et vous donne un résumé de tous les raccourcis utiles sur Word. Mettez-le de côté, il pourra vous servir !

La barre de formules

Entre votre zone de travail et le ruban se trouve un champ très important : la « barre de formules ».

Cette zone est très importante et mérite un chapitre pour elle toute seule (et elle en aura un). Pour le moment, ne compliquons pas les choses, retenez que ce champ très long se nomme « barre de formules ». Notez néanmoins que la liste déroulante à gauche du champ ne fait pas partie de la barre de formules.

La barre d’état

En dessous de votre zone de travail se trouve la barre d’état.

Dans cette barre de trouvent les « ascenseurs », entourés là encore de nombreux autres boutons. C’est ascenseurs vous permettent de vous déplacer dans le quadrillage. Leur utilisation n’est pas très compliquée, il suffit de cliquer sur les flèches pour bouger.

La suite Office n’est pas uniquement dédiée à Windows. Microsoft propose pour les utilisateurs de Mac OS X une version d’Office (donc avec PowerPoint dedans). C’est la version 2011 de Microsoft Office sous Mac qui concorde avec la version 2010 sous Windows, c’est-à-dire la dernière. Son interface est extrêmement ressemblante à celle de PowerPoint pour Windows (mis à part quelques détails).

Dans tout le cours, je me baserai sur PowerPoint pour Windows. L’affichage sous Mac ressemble énormément à l’affichage sous Windows. Lorsque les fonctionnalités ne sont pas présentes là où je vous les montre sous Mac, la plupart du temps, c’est qu’elles sont disponibles en cliquant sur PowerPoint dans la barre en haut à gauche, puis sur « Préférences » :

Une fenêtre s’ouvre alors :

S’y trouvent quelques options supplémentaires à l’interface, que nous aborderons au fil du cours. En cas de doute donc, n’hésitez pas à jeter un coup d’œil à cette fenêtre, vous pourriez y trouver votre bonheur.

Ouvrir un diaporama

Il faut tout d’abord vous rendre dans votre dossier « Applications », accessible depuis le « Finder » de Mac OS X. Il ne vous reste plus qu’à trouver votre copie de PowerPoint et de l’ouvrir. Un nouveau diaporama vierge s’ouvre :

Je ne vous ai pas menti en vous disant que l’interface était extrêmement ressemblante à celle de Windows . Vous êtes donc fins prêts pour continuer et n’oubliez pas que le cours se base sur la version Windows ! Si jamais il y a une manipulation différente sous Mac, vous en serez avertis.

Les raccourcis clavier

En ce qui concerne les raccourcis clavier, dans la majeure partie des cas, les raccourcis en Ctrl + ||<touche></touche> sont accessibles sur Mac grâce à la combinaison <touche>CMD</touche> + <touche><touche></touche>.

C’est bon a savoir ! </touche>||