[Demande de contributions] Participez à un atelier de programmation ZdS !

Au niveau des locaux attribués :

Lieu : Pôle Universitaire d’Ingenierie d’Orsay, situé sur le plateau de Saclay.

Adresse : Université Paris Sud, Bâtiment 640, 91400 Orsay.

Accès : Depuis la gare Massy Palaiseau (rer B et C) via le bus 91.06 ou 91.10, descendre à l’arret Université Paris Saclay Depuis la gare Le Guichet (RER B) : bus 09, descendre à Université Paris Saclay Depuis la gare d’Orsay (RER B) : bus 07, descendre à Université Paris Saclay

Je vais baliser le chemin depuis l’arrêt Université Paris Saclay avec des affiches le jour de l’événement mais il y a moins de 60 secondes de marche à faire. D’après ViaNavigo, il faut moins d’une heure depuis Châtelet Les Halles pour venir un mercredi après midi.

Pour ceux qui viennent en voiture, le mieux c’est les coordonnées GPS : (48.7105560,2.1721967) Officiellement la rue s’appelle « Rue Joliot Curie » mais aucune pancarte ne l’indique. Le parking est fermé pour maintenance, il est difficile de se garer, donc je recommande pas.

Plan de l’université.

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Au niveau des salles, nous avons deux salles : E201 et E203, identiques et juste à côté l’une de l’autre. Elles comportent 24 postes informatique « étudiant » et un poste « professeur » qui est relié à un vidéo projecteur.

Les ordis sont sous Linux et incluent les outils habituels de développement, notamment des IDE Python (comme Pyzo), et ce qu’il faut pour les langages courants : Java, C, C++, OCaml, développement web…

L’administrateur réseau va nous créer des comptes sur le réseau qui seront utilisables à cette occasion.

Les salles sont à l’étage mais il y a un ascenseur pour les personnes à mobilité réduite.

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Si nous n’utilisons pas l’intégralité de la subvention le reste peut servir à re organiser un événement similaire pendant un an (clin d’oeil fortement appuyé).

On fait comment pour la communication ? Il faut à minima faire un modèle d’affiche en respectant la charte graphique de Meet&Code et celle de Zeste de Savoir. On peut ensuite les imprimer et les coller à des endroits appropriés, je peux me charger de cette dernière partie si personne d’autre n’est dans le coin.

Nous sommes déjà 3 de ZdS à être disponibles, au moins une quatrième personne serait la bienvenue (ça ferait un encadrant pour 10 participants, ça me semble le minimum). Si on était vraiment à cours de bénévoles on pourrait au choix réduire le nombre de participants ou recruter des bénévoles qui ne sont pas de ZdS.

Top!

Pour la comm, surement moyen de s’inspirer des flyers.

Je pense que la question de la communication doit être traitée prioritairement : la date va arriver très vite et il faut concevoir un modèle d’affiche, en imprimer et aller les coller dans des lieux fréquentés par des personnes succeptibles d’êtres intéressées.

Qui s’occupe de faire l’affiche ? L’équipe de communication de ZdS est elle intéressée ? Sinon je veux bien essayer, mais je ne suis pas pro de ce domaine.

Pour imprimer et coller je suis dispo jusqu’à samedi en région parisienne mais la semaine prochaine je ne pourrais pas.

Sans répondre au nom de l’équipe, je n’ai malheureusement aucun talent de graphiste. Si besoin de relecture, ok.

Je vais tenter de degager du temps en soiree pour. Et faire une une et relayer sur les reseaux.

Qui peut imprimer ? Je suis un peu loin de Paris.

Imprimer et coller c’est ok je peux faire.

Après si vous avez pas le temps je peux faire l’affiche et vous la soumettre pour accord, ça me dérange pas.

Rien n’empeche plusieurs versions. Mais je tache d’en faire une au plus vite

A savoir : https://github.com/zestedesavoir/documents-communication

Quel est la date limite pour l’affiche ?

Si on l’a vendredi matin je peux imprimer et coller vendredi après midi et samedi matin. Mais plus c’est tôt plus je peux faire de villes (je suis en transports en communs seulement).

Si d’autres Zesteux sont dans le coin (l’evenement est à Orsay pour rappel) ou simplement sur Paris plus tard, ils peuvent le faire plus tard et ça laisse un délai supplémentaire à leur discrétion.

@firm1 comment cela se passe pour utiliser de l’argent de la subvention pour imprimer les affiches ? On doit faire un devis de l’imprimeur et te l’envoyer avant pour que tu valides la dépense ? Et après nous on avance l’argent et on sera remboursés ?

Personne n’a les compétences dans l’équipe de comm' pour ça. C’est pas vraiment notre rôle. Les évènements sont gérés par la communauté, idem pour ce qui est documents audiovisuels, après, on est investi de manière général et si y a besoin de nous, on est là. J’essayerais de faire un truc mais il faut pas compter sur moi.

Pour info, tout ce qui est document de communication est réuni sur le dépos Github de zestedesavoir càd documents-communication.

On y trouve notamment plusieurs affiches. Vous pouvez vous en inspirez. Je ne pense pas pouvoir aider plus :/

Ok message reçu ! Pas de soucis, on va s’en occuper par nous mêmes alors.

Idéalement oui. Je ne vais pas vous demander un budget détaillé, mais j’aimerai néanmoins savoir à l’avance quels sont les postes de dépense et à combien vous les estimez pour l’événement.

Pour le moment si j’ai bien lu, on a au moins :

• Les affiches
• L’assurance de responsabilité civile (malheureusement l’asso n’en a pas) pour l’événement
• Les croissants/goûter/café/etc.
• ???

ça me permettra de savoir grosso modo si on rentre dans les frais de la subvention.

Des devis que j’ai pu faire, pour moins de 100 euros on peut couvrir en responsabilité civile l’association pour tout ce qu’elle organise pendant un an avec moins de 50 participants. Les assureurs refusent de ne couvrir qu’un seul événement s’il est trop petit (c’est notre cas).

On pourrait aussi demander une responsabilité civile à chaque participant à la place mais je ne sais pas si ça serait suffisant. Qu’en pensez vous ?

Pour le budget communication on peut s’en sortir sous les 150 euros de ce que j’ai vu (affiches + flyers), j’espère sous les 100.

Pour le goûter il faut prévoir un goûter pour grand maximum 50 personnes (bénévoles + participants). On peut compter 5 euros par personne et quand même rester dans les frais. Et 5 euros par personne ça me semble très large pour un goûter de cette taille.

Il me paraît inconcevable qu’on puisse dépasser la subvention.

Nickel.

Penses à conserver les factures (compta oblige). Je te ferais le remboursement dès que je reçois la facture. Tu peux m’envoyer ton RIB par MP ?

Ok je te fais ça demain.

Voici une proposition financière de ce qu’on peut faire :

• Une assurance à la maif (details ci dessous), c’est les moins chers que j’ai trouvé pour le moment, mais peut être que vous avez une préférence ?
• Imprimer 50 affiches A3 couleur, ça vaut 30 euros HT
• Imprimer 250 flyer A6 couleur recto verso, ça vaut 45 euros HT
• Imprimer une affiche A4 couleur recto, ça vaut 55 centimes HT (ou 20 euros HT les 50)

Chez h2impression (trouvés sur Google, mais idem si vous avez une préférence ?)

Pour moins de 100 euros TTC, on peut avoir 50 affiches A3 pour mettre dans les lieux publics, quelques affiches A4 pour la signalétique (baliser le parcours) et des flyers de l’association à distribuer aux participants et autour de nous. Après on peut envisager d’autres supports ou des affiches plus grandes que A3 si vous voulez.

Pour le devis MAIF :

Si on pouvait ne payer que les 18,59 ça serait top mais je pense qu’ils refuseront. Je vais les contacter par téléphone demain.

Attends pour les réseaux, la fiche Meet&Code n’est pas à jour. Ils n’ont pas modifié la date ! Ça sera le 24 et pas le 20.

J’ai envoyé un mail aux organisateurs, j’attend leur réponse.

ah!

Pour l’assurance attention à la valeur maximale des biens couverts. Dans le cadre d’une salle avec 50 PC, cela peut vite faire >50k€

Il est demandé pour faire le devis la valeur des biens qu’elle a à titre permanent et ces salles info on les occupe de manière temporaire. Je vais les appeler pour leur demander des précisions.